Migrationsverket logotyp

Ekonomisk redovisning – dokumentation och arkivering

Projekt­re­do­vis­ning

Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt system och kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Stödmottagare och projektpartner ska därför, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat projektredovisning eller på annat lämpligt och redovisningssäkert sätt säkerställa att projektets transaktioner kan utläsas i redovisningen. Särredovisningen kan säkerställas genom att ni använder en specifik projektkod i bokföringen för projektets kostnader, intäkter och finansiering. I de projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

Fakturarutiner

Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (stödmottagare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bland annat bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.

Internfakturor

Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

Dokumentation och arkivering

Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av projektägaren i 10 år efter projektets upphörande. Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras (dessa efterfrågas ofta vid revision).

All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år. Stödmottagaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten.

Intern­fak­turor

Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

Doku­men­ta­tion och arki­ve­ring

Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av projektägaren i 10 år efter projektets upphörande enligt bokföringslagen. Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras (dessa efterfrågas ofta vid revision).

All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år. Stödmottagaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten.

Sidan senast uppdaterad: 2020-02-18

Fick du hjälp av informationen på den här sidan?