Kostnadseffektivitet- inköp och offentlig upphandling

För alla offentliga aktörer såsom statliga och kommunala myndigheter gäller lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). För övriga aktörer, både privata och ideella, gäller att alla inköp ska ske på affärsmässiga villkor.

Projekt ska bedrivas kostnadseffektivt och affärsmässigt. Utgifter som med hänsyn till omständigheterna framstår som oskäliga är helt eller delvis inte
stödberättigande. Detta innebär bl.a. att om er organisation är skyldig att följa lagen (2016:1145) om offentlig upphandlinglänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster eller motsvarande, så ska den följas även inom projektet. För stödmottagare som inte är skyldiga att följa LOU ska inköpen ske enligt principerna i 4 kap. 1 § LOU (se mer om principerna nedan).

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att ni efterlever LOU eller de krav som gäller för övriga inköp och att era inköp därigenom leder till kostnadseffektivitet.

Inköp enligt lagen om offentlig upphandling

Reglerna för offentlig upphandling i LOU bygger på EU-direktiv och är strikta och formellt styrda. Grundprinciperna i LOU bygger på EU rättsliga principer såsom objektivitet och öppenhet. De olika upphandlingsförfaranden som tillåts, framgår av LOU.

Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.

Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

Upphandling kräver planering

Reglerna gällande LOU är komplexa och upphandlingsprocessen kan vara mycket tidskrävande. För att era kostnader ska anses stödberättigade och för att undvika återkrav bör ni se till att ni har både den kompetens och den tid som behövs för att genomföra upphandlingar och inköp på ett korrekt sätt.

Observera även att ni som stödmottagare ska kunna styrka inköp inom projektet och visa att ni följer LOU. Underlag som kan begäras in av funktionen för fonderna är exempelvis behovsanalyser, annonsering, förfrågningsunderlag, anbud, utvärderingsmodell, beslut om tilldelning och avtal.

Avropa/beställa från befintliga ramavtal

Om ni har ramavtal som ni har upphandlat för organisationens löpande verksamhet kan ni välja att avropa/beställa från dem, om de täcker projektets behov.

Det gäller också ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat, förutsatt att ni är berättigade att avropa från dessa avtal.

Ni får bara avropa de tjänster eller varor som ramavtalet omfattar och varor och tjänster får inte utvidgas för att det ska passa projektet.

Observera att funktionen för fonderna även kan begära in upphandlingsdokumentationen för er organisations egna ramavtal i syfte att kontrollera att LOU har följts för den aktuella kostnaden som ni begär ersättning för. Underlagen från en beställning från ett ramavtal såsom offertförfrågan, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, avtal, fakturor, ska bevaras och kan också begäras in.

Direktupphandling

Med direktupphandling avses enligt LOU en upphandling som är undantaget annonseringskrav och övriga formella krav i LOU. Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen.

Om ni som stödmottagare använder direktupphandling vid inköp till projektet, så ska ni kunna motivera och dokumentera direktupphandlingen samt kunna visa att kostnaden för inköpet är skäligt.

I följande tre situationer kan upphandlande myndighet använda sig av direktupphandling.

  1. om avtalets värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen enligt LOU,
  2. om det finns synnerliga skäl, exempelvis oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför i normalfallet inte att man har rätt till direktupphandling, eller
  3. om någon av de situationer som i övrigt anges för direktupphandling är uppfyllda.

Undantag från ordinärt upphandlingsförfarande exempelvis direktupphandling tillämpas enligt LOU mycket restriktivt. Funktionen för fonderna rekommenderar er att alltid kontrollera med er upphandlingsenhet eller motsvarande för vägledning, för att undvika återkrav.

Mer information om LOU och dess förfaranderegler för upphandling hittar ni på Upphandlingsmyndighetens webbsida.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Inköp för stödmottagare som inte omfattas av LOU

Om projektets organisation inte omfattas av LOU ska ni genomföra era inköp genom ett förfarande som bygger på principerna i 4 kap. 1 § LOU. Ett bra sätt att uppnå kravet på kostnadseffektivitet och affärsmässighet är att som utgångspunkt tillämpa ett förfarande där ni konkurrensutsätter era inköp, lämpligen till minst tre leverantörer. Principerna ska beaktas i detta förfarande.

Observera att ni som stödmottagare ska kunna styrka ert inköp inklusive visa upp all dokumentation som är hänförlig till inköpet. Exempelvis behovsanalys, offertförfrågningar, anbud, utvärderingsdokument, beslut om tilldelning, avtal (i förekommande fall) samt faktura.

Inköp- och upphandlingsplan

De stödmottagare som omfattas av LOU ska fylla i projektplanen och bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I den ska alla planerade upphandlingar under projekttiden fyllas i oavsett form. Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna.

Övriga stödmottagare som inte är upphandlande myndigheter och därför inte omfattas av LOU ska ändå fylla i projektplanen och bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I mallen ska de ange ”Tillämpar ej LOU”, men ändå ange de planerade inköp av varor och tjänster som ska ske under projekttiden.

Principer enligt 4 kap. 1 § LOU som projektet ska följa vid upphandling och övriga inköp

Icke-diskriminering

Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när den upphandlande myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Likabehandling

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

Proportionalitet

Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen.

Öppenhet

Principen om öppenhet (transparens) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömsesidigt erkännande

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.
Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.
Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

Länk till LOU 2016:1145länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Sidan senast uppdaterad: 2019-05-20

Fick du hjälp av informationen på den här sidan?

Tack för att du hjälper oss att förbättra webbplatsen!

Tack för att du hjälper oss att förbättra webbplatsen!

Berätta hur vi kan göra den här sidan bättre*






Om du vill ställa en fråga till Migrationsverket hittar du kontaktuppgifter under fliken Kontakta oss.