Frågor och svar om AMIF

Inför en ansökan om medfinansiering från Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF) kan det finnas en del funderingar. Här har vi publicerat några av de vanligaste frågorna vi får samt svaret på dessa.  

Inför en ansökan

  • När går det att ansöka om medfinansiering från Asyl-, migrations- och integrationsfonden?

    Det går att söka när fondförvaltningen offentliggör en utlysning. Information kommer att publiceras på www.migrationsverket.se/fonder samt i funktionen för fondernas nyhetsbrev och i andra kanaler.

    Under vilken period det går att söka, vem som kan söka, hur mycket pengar som går att söka med mera tydliggörs i utlysningsvillkoren i samband med att en utlysning offentliggörs.

  • Vad kan vi söka medel för? Vilka insatser behövs?

    I Sverige ska Asyl-, migrations- och integrationsfonden, genom det nationella program­met, bidra till att säkerställa en långsiktigt hållbar migrationspolitik. Denna politik ska värna asylrätten och inom ramen för den reglerade invandringen underlätta rörlighet över gränser, främja behovsstyrd arbetskraftsinvandring och tillvarata migrationens utvecklingseffekter. Målgruppen är tredjelandsmed­borgare. Det innebär att det endast går att söka medel för projekt som kommer tredjelandsmedborgare till del.

    Sverige vill förbättra hela migrationsprocessen och har inom ramen för det arbetet valt att prioritera insatser inom tre huvudområden:

    • Asyl
    • Integration och laglig migration
    • Återvändande

    Inom ramen för den reglerade invandringen finns det människor som måste återvända till sitt hemland. En viktig del av asylsystemet är ett hållbart, humant och väl fungerande återvändande.

    Det går också att söka medfinansiering för projekt som utvecklar, utvärderar och vetenskapligt utreder migra­tions- och integrationsprocesserna.

    Tips! I Sveriges nationella program fastställs de indikatorer som samtliga projekt ska arbeta gentemot. Det är alltså dessa insatser som er organisation kommer att kunna beviljas medfinansiering för. Det är inom ramen för dessa indikatorer som Sverige ser de största behoven.

  • Vem kan ansöka om medfinansiering?

    Myndigheter, kommuner, landsting, frivilligorganisa­tioner, den idéburna sektorn, företag, utbildnings- och forskningsinstitut samt arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer kan ansöka om medfinansiering. Privatpersoner kan inte ansöka.

    Tips! Läs även ”På vilka olika sätt kan fondmedel beviljas?” Där beskrivs vilka olika förfaranden som kan användas för medfinansiering.

  • Vad är tredjelandsmedborgare? Info om målgruppen.

    Fondmedel från Asyl-, migrations- och integrationsfonden kan endast delas ut till projekt som bedrivs med tredjelandsmedborgare som målgrupp.

    Tredjelandsmedborgare är personer som är medborgare i ett land utanför EUs medlemsstater. Även personer som kommer på anknytning till Sverige kan vara målgrupp i projekten under förutsättning att de är tredjelandsmedborgare. Personer med dubbelt medborgarskap, till exempel är medborgare i både tredjeland och inom EU, är inte målgrupp för Asyl-, migrations- och integrationsfonden.

  • Varför ansöka om pengar?

    Det finns många anledningar att söka pengar från Asyl-, migrations- och integrationsfonden.

    Förutom att din organisation blir en viktig kugge i arbetet med att utveckla EUs gemensamma asyl- och migrationspolitik kommer ni att kunna utveckla er verksamheten på ett sätt som annars kanske inte vore möjligt. Att vara delaktig i Sveriges utveckling av migrationsprocessen samt bidra i arbetet med att Sverige bättre tillvaratar alla människors kunskaper och erfarenheter är också viktiga anledningar. Dessutom finns möjlighet att utveckla transnationella samarbeten.

    De allra flesta organisationer som bedriver EU-projekt är nöjda med projektprocessen och stolta över sina resultat.

  • Hur bör vi förbereda oss inför en ansökan?

    Att bedriva projekt med stöd av Asyl-, migrations- och integrationsfonden innebär en mängd olika regelverk att förhålla sig till. Om du går igenom de dokument som beskriver fondens regelverk samt sätter dig in i vad som står i Sveriges nationella program kommer det att underlätta er ansökningsprocess. Om ni beviljas medfinansiering kommer också ert genomförande gå smidigare om ni känner till de hur regelverket ser ut.

    Funktionen för fonderna finns till för att stötta er i genomförande av projekt samt guida er genom regelfloran. Det är EU-kommissionen som fastställer regelverket kring fonden och det är fondförvaltningens uppgift att se till så att EU-medlen används på ett korrekt sätt. Därför kommer funktionen för fonderna även att granska och följa upp ert projekts resultat. 

    Tips! Ta en tidig kontakt med fondförvaltningen för att diskutera era idéer samt få tips och råd kring hur det är att driva EU-finansierade projekt. Kontakta gärna organisationer som har erfarenhet av EU-projekt samt börja förankra projektidén i er organisation och hos eventuella projektpartners. 

  • Hur går en ansökan till och vad händer efter att en ansökan är inskickad?

    Vi tar emot ansökningar i olika omgångar, så kallade utlysningar. När en utlysning offentliggörs framgår detaljerna av utlysningsvillkoren samt hur och när ni kan lämna in en ansökan. 

    Ansökan görs på de formulär som fastställts av funktionen för fonderna. En ansökan ska innehålla en projektplan och en finansiell plan, intyg som styrker behörig firmatecknare, årsredovisning eller finansiell rapport (för icke offentliga organisationer) samt upphandlingsplan. Aktuella ansökningshandlingar finns tillgängliga på vår webbsida.

    Kontroll av ansökan
    När ansökan har registrerats kontrollerar funktionen för fonderna att den är fullständig. Är ansökan ofullständig kan funktionen för fonderna begära att den kompletteras.

    Komplettering ska ha inkommit till funktionen för fonderna inom 7 dagar. Sker inte komplettering inom tidsfristen ska ansökan prövas på befintliga handlingar.

    Fördjupad granskning
    Ansökningar om stöd från Asyl-, migrations- och integrationsfonden som uppfyller kraven vid den första kontrollen granskas av funktionen för fonderna i en fördjupad granskning. Vid den fördjupade granskningen kontrolleras att ansökan avser stöd som är förenligt med Sveriges nationella program och med tillämpliga unionsrättsliga och nationella bestämmelser.

    Funktionen bedömer projektets syfte och mål, indikatorer, kapaciteten för genomförande och införlivande och de finansiella delarna. Vid urval sammanställs bedömningen i en checklista. Det görs även en riskbedömning av projektet baserat på projektlängd, ekonomi, kapacitet hos organisation med mera. Icke stödberättigade kostnader stryks vilket meddelas projektägaren snarast. Förtydliganden kring ekonomi och verksamhet kan begäras vilka i så fall biläggs ansökan. Två oberoende experter, som ingår i fondens expertgrupp, med hemvist i varsin organisation lämnar ett utlåtande i en PM. Utlåtandet är rådgivande för den slutliga bedömningen. När beslut ska fattas gör funktionen en sammanvägning av bedömningen i checklistan och experternas bedömning. De ansökningar rankas högst beviljas medfinansiering om det skulle föreligga konkurrens om medel.

    I ansökan om medfinansiering ska projektet ange inom vilket av de tre specifika målområden som ansökan avser (asyl, integration och laglig migration eller återvändande). Inom respektive specifikt målområde anges Sveriges nationella prioriteringar. I ansökan ska även anges till vilken nationell prioriterad finansiering projektet kopplar. En ansökan som saknar hänvisning till ett av det nationella programmets specifika målområden eller till de prioriterade finansieringarna kan komma att avslås.

    Till AMIFs tre specifika målområden finns det även kopplat obligatoriska programindikatorer. I varje ansökan om medfinansiering från AMIF ska det anges vilken/vilka av de obligatoriska programindikatorerna i det nationella programmet som projektet ska rapportera sitt utfall mot. Även det förväntade utfallet ska anges för den/de obligatoriska programindikatorerna som valts. Funktionen för fonderna kan i samband med prövningen av ansökan och undertecknande av kontrakt komma att besluta att projektet ska rapportera sitt utfall gentemot fler obligatoriska programindikatorer än de som angivits i ansökan.

    En extern oberoende utvärderare bör anlitas för att bland annat bedöma projektets framgång och grad av måluppfyllelse. Om det i ansökan inte budgeterats för en extern oberoende utvärdering kan funktionen för fonderna i samband med prövning av ansökan och undertecknande av kontrakt komma att ställa ett sådant krav. Funktionen för fonderna kan även under prövningen av ansökan komma att stryka budgeterade kostnaden för en extern oberoende utvärderare om bedömningen görs att det saknas behov. Vid bedömningen om det finns skäl att inte ha en extern oberoende utvärderare tas bland annat hänsyn till projektets omfattning och karaktär.

  • När får vi beslut om vår ansökan?

    Beslut om stöd meddelas senast inom 90 dagar från det att en komplett ansökan kom in till funktionen för fonderna, dock tidigast 90 dagar efter det att utlysningsfönstret stängt.

    Stödmottagaren ska, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat projektredovisning så att projektets intäkter och utgifter direkt kan utläsas.

    I beslutet om stöd får funktionen för fonderna begära att en utvärdering av projektet görs i enlighet med de villkor som funktionen för fonderna beslutar. 

    Vad innebär ett beslut?
    Av beslutet framgår på vilken grund som beslut om stöd beviljats samt vilka regelverk som tillämpats. Där framgår också vilka villkor som är förenade med beslutet samt projektets budget och finansieringsplan. Om det finns flera stödmottagare i ett projekt ska det också framgå av beslutet vilka de är och de villkor som gäller för dessa. Slutligen ska det av beslutet också framgå hur projektets utgifter ska redovisas.

    Stödmottagare är skyldiga att följa besluten och att omedelbart meddela eventuella förändringar till funktionen för fonderna. Annars kan följden bli nedsättning av stödet eller återkrav.

    Avslag
    Ansökningar som inte uppfyller kraven vid fördjupad granskning kommer att avslås.

    Avvisning
    Ansökningar som avser en annan EU-fond eller är ofullständiga kommer att avvisas.

  • Jag vill ansöka om stöd från fonden och om jag förstått rätt kan mitt projekt bara beviljas medfinansiering med 75 procent av kostnaderna. Hur ska jag finansiera de övriga 25 procent som krävs för att kunna driva projektet?

    Det stämmer att medfinansieringen endast kan täcka 75 procent av de stödberättigade kostnaderna. De övriga 25 procenten, egenfinansieringen, kan endast vara kontanta medel. Egenfinansieringen kan komma från stödmottagaren själv eller från en medfinansiär. En medfinansiär är en tredje part och /eller en projektpartner som är villiga att gå in med kontanta medel.

    Kontant finansiering från tredje part
    Ett rättssubjekt kan också finansiera ett projekt utan att ta del av medfinansiering från fonden. Medfinansiären deltar då i projektet i form av tredje part. Endast finansiering för att täcka projektägarens eller projektpartnerns stödberättigande kostnader ska redovisas i projektets budget.

    Finansiering från tredje part ska finnas bokförd hos stödmottagaren som en intäkt och hos medfinansiären som en utgift. Medfinansiering får inte utgöras av medel som kommer från andra EU-källor.

    Kontant finansiering från projektpartners
    Kontant finansiering från projektpartner ska vara dokumenterad och bokförd hos denne som utbetalning och hos stödmottagaren ska finansieringen vara bokförd som en inbetalning.

    Medfinansiering får inte utgöras av medel från andra EU-källor. En kontant medfinansiering från en projektpartner bör inte förväxlas med kontant medfinansiering från tredje part. Projektpartner är den som i samarbete med projektägaren genomför ett projekt genom att förse projektet med resurser och genom att ta del av EU-stödet.

    Funktionen för fonderna kan vid behov kräva in dokumentation som styrker villkoren för projektpartner.

    Kontant finansiering från stödmottagaren
    Alla kostnader som inte är finansierade på något annat sätt ska täckas av stödmottagaren själv. Dessa medel får inte komma från andra EU-källor. Stödmottagarens del beräknas automatiskt i finansplanen med hänsyn tagen till projektets kostnader, medfinansiering från fonden, intäkter och eventuell medfinansiering från tredje part eller projektpartner. Det angivna beloppet är minsta möjliga medfinansiering från stödmottagaren. 


  • Kan en konsult skriva min ansökan?

    Ja. Vem som skriver er ansökan bestämmer ni själva. Kostnaderna måste ni emellertid stå för själva. Övriga kostnader som uppstår i samband med att en ansökan skrivs, såsom exempelvis lönekostnader, är inte heller stödberättigade.

  • På vilka olika sätt kan fondmedel beviljas?

    Under programperioden 2014-2020 kommer funktionen för fonderna använda sig av öppna utlysningar som huvudförfarande.  För att nå målen i det nationella programmet och åstadkomma ett högt nyttjande av fondmedel kommer även andra metoder att användas.

    I detta material beskriver vi skillnaderna mellan de olika förfaranden inom ramen för vilka medfinansiering kan beviljas.

    Öppen utlysning
    De öppna utlysningarna riktar sig till alla slags organisationer, offentliga organ, frivilligorganisationer, civila samhället, privata företag, universitet, utbildnings- och forskningsinstanser med flera. Privatpersoner eller den ansvariga myndigheten (Migrationsverket) kan emellertid inte ansöka.

    Funktionen för fonderna kommer att informera brett om de öppna utlysningarna. Information kommer också att publiceras på verksamhetsen webbplats. Målet är att information om Asyl-, migrations- och integrationsfonden samt det nationella programmet ska få så stor spridning som möjligt. 

    Öppna utlysningar förbereds i dialog med av regeringen utnämnt partnerskap. Urval sker i enlighet med delegerad förordning EU nr 1042/2014 art. 9.

    Begränsad utlysning och direkt tilldelning
    Funktionen för fonderna kan besluta om begränsade utlysningar och direkt tilldelning.

    Begränsade utlysningar kan genomföras om särskilda nationella behov uppstår och fondens resurser krävs för genomförandet. En begränsad utlysning är öppen endast för utvalda organisationer på grund av projektets särskilda karaktär i kombination med de utvalda organisationernas särskilda tekniska eller administrativa kompetens.

    Fondförvaltningen kan även besluta om direkt tilldelning på grund av projektets särskilda karaktär eller därför att de organ som uppmanas delta i förslagsinfordran har specifik teknisk eller administrativ kompetens. Det kan ske i de fall där fondförvaltningen är beroende av en enskild myndighets medverkan för att nå något mål i det nationella programmet.

    Den ansvariga myndigheten (Migrationsverket) kan inte ansöka inom ramen för begränsade utlysningar och kan inte heller beviljas medel inom ramen för direkt tilldelning.

    Även medfinansiering inom ramen för begränsade utlysningar och diekt tilldelande metod förbereds i dialog med av regeringen utnämnt partnerskap. Urval sker i enlighet med delegerad förordning EU nr 1042/2014 art. 9.

    Verkställande metod
    Funktionen för fonderna kan besluta om att medfinansiera projekt som ska bedrivas av den ansvariga myndigheten (Migrationsverket). Ansvarig myndighet kan genomföra dessa projekt på egen hand eller tillsammans med någon annan nationell myndighet. Denna typ av medfinansiering kallas i regelverken för verkställande metod.

    Förfarandet kan användas på grund av att Migrationsverket har en monopolställning i frågor som bland annat rör uppehållstillstånd, arbetstillstånd, visering, mottagande av asylsökande och asylprövning samt och återvändande.

    Ansökningar inom ramen för verkställande metod granskas och bedöms av oberoende experter inom partnerskapet. De krav som ställs på projekten samt de redovisningskrav som gäller skiljer sig emellertid inte åt jämfört med projekt som beviljats medfinansiering inom ramen för andra tilldelningsmetoder. Fondförvaltningen ställer samma krav på samtliga aktörer som beviljats medfinansiering.   

    Nyttjande av verkställande metod påverkar inte andra aktörers möjligheter att söka och få medfinansiering. 

  • Vad är en projektpartner?

    En projektpartner är en aktör som genomför projektet tillsammans med en stödmottagare. För att projektpartnern ska betraktas som en projektpartner ska även denne ha kostnader relaterade till projektet. Projektpartnern ska också ta del av medfinansieringen på samma villkor som stödmottagaren och styrka sina kostnader enligt samma villkor som stödmottagaren.

    I finansplanen, som lämnas in vid en ansökan, krävs en redogörelse över vilka kostnader som en stödmottagare respektive projektpartner ska ha. Fondförvaltningen ställer samma krav på redovisning på projektpartnerna som på stödmottagaren. En projektpartner ska också motiveras i projektbeskrivningen och ha en positiv effekt för projektets slutresultat.

    Den EU-finansiering som är baserad på en projektpartners stödberättigande kostnader ska också överföras från stödmottagaren till projektpartnern. Projektpartners stödberättigande kostnader ska tydligt kunna utläsas i både ansökan och finansplan. Det ställs krav på att en transaktion genomförs och bokförs hos både stödmottagare och projektpartner. Kostnaderna ska bokföras i båda parters huvudböcker och tydligt kunna följas. Vare sig stödmottagarens eller projektpartnerns medfinansiering från fonden får överstiga 75 % av dess respektive stödberättigande kostnader.

    Tips! Att ha en projektpartner kan underlätta för dig som är stödmottagare genom att din egenfinansiering kan bli lägre. Breda partnerskap tenderar också att ge mer långsiktiga resultat och effekter.

Om kostnader i projektet

  • Vad innebär det att projekten inte får drivas med vinstsyfte?

    Projekt som medfinansieras av Asyl-, migrations och integrationsfonden får inte syfta till eller leda till att vinst uppkommer.

    Om ert projekt genererar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller andra liknande intäkter. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i finansplanen ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.

  • Vilka kostnader kan jag beviljas medfinansiering för?

    Stödberättigade kostnader är de utgifter som en stödmottagare kan beviljas och få medfinansiering för. Kostnaderna ska ha uppkommit inom ramen för den fastställda projektperioden. Kostnaderna ska dessutom vara skäliga och kostnadseffektiva samt förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser. Utgifter ska gå att styrka genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed.

    En stödmottagare kan få medfinansiering för kostnader och utgifter som täcker personalkostnaderna i ett projekt. Det går också att beviljas medfinansiering för exempelvis kontorslokaler, utrustning, administration, resor och logi samt extern sakkunskap.

    Ta kontakt med fondförvaltningen för mer ingående svar kring vilka kostnader som du kan få ersättning för.

    Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling ska följas av alla offentliga aktörer. Samtliga aktörer som beviljas medfinansiering måste följa de principer som framgår av 1 kap. 9 § lagen om offentlig upphandling.

    Kostnader kan endast ersättas om de uppstått före 1 januari 2023. Varje enskilt projekts kostnader ska dock ha uppstått inom den fastställda projektperioden som regleras i stödbeslutet.

  • Vilka personalkostnader är stödberättigande?

    Utgifter för personal är stödberättigande under förutsättning att följande kriterier är uppfyllda:

    • individen är anställd direkt i projektet genom anställningsavtal eller avdelad att arbeta i projektet (använd fastställda mallar för att upprätta avdelningsbeslut)öppnas i nytt fönster,
    • de har uppstått genom arbete i projektet, och
    • de är direkt kopplade till löner och förmåner såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner förutsatt att de har fastställts i ett anställningsbevis,

    Utgifter för semesterlöner är stödberättigade under förutsättning att semester tagits ut och att semesterlöneersättning betalts till den anställde. Kvarvarande semesterlöneskulder är inte stödberättigande då dessa inte är utbetalda av projektägaren.

    Utgifter för övertidsersättning är stödberättigande under förutsättning att utbetald och faktisk lönekostnad kan styrkas.

    Kostnader som friskvårdsbidrag, terminalglasögon, läkarbesök, mediciner och liknande räknas som indirekta kostnader. Bonus är inte en stödberättigande kostnad.

    Eventuella arbetsgivarstöd, såsom lönebidrag, ska räknas bort alternativt tas upp som intäkter i projektet.

    Kostnader för personal ska avse bruttolönekostnader för personal med följande fyra anställningsformer:

    • heltidsanställning
    • deltidsanställning med fast andel av arbetstiden per månad
    • deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad
    • timanställning.

    Personal med månadslön som arbetar heltid eller fast andel i projektet
    Löner i projektet ska styrkas genom att lönespecifikationer skickas in och att det upprättas ett intyg om projektarbete. Av intyget ska framgå hur stor del av arbetstiden den anställde ska arbeta i projektet, om det inte framgår av anställningsavtalet.

    För personal med projektanställning eller anställda som arbetar heltid eller en fast andel av sin arbetstid varje månad ska projektet beräkna löneutgiften på följande sätt:

    1. Sara har haft varit sjuk en stor del av månaden och har av den anledningen inte fått ut full lön.

    Sara bifogar lönespecifikationen för att påvisa faktisk lönekostnad för den månaden.

    1. Pia har en lön på 38 000 kr beräknat på en heltidstjänst. Hon har nu en deltidstjänst på 70 procent. Pia kommer fortsättningsvis att arbeta 50 procent av sin deltidstjänst i projektet och 50 procent i ordinarie verksamhet. Detta kan strykas med ett intyg och lönespecifikation.

    Den stödberättigande lönekostanden för Pia är 13 300 kr i månaden och beräknas ut enligt nedan:

    Pias heltidslön multipliseras med 0,70 eftersom hennes tjänstgöringsgrad är 70 procent (38 000 x 0,7 = 26 600 kr)

    Denna löneutgift multipliceras sedan med 0,5 som är Pias nya tjänstgöringsgrad (26 600 x 0,5 = 13 300 kr)

    Exemplet förutsätter att Pia inte har någon rapporterad frånvaro.

    Tidrapporter för personal som arbetar heltid eller en fast andel i projektet behöver inte upprättas.

    Personal med månadslön som arbetar varierande del i projektet
    Om ett projekt har personal som arbetar varierande antal timmar i ett projekt ska löneutgiften beräknas på grundval av en timlön som fastställs genom att bruttolönen per månad divideras med det antalet arbetstimmar per månad som anges i anställningsavtalet och genom att den senaste dokumenterade bruttolönen per år divideras med 1 720 timmar enligt följande:

    Timlönen ska multipliceras med det faktiska antalet timmar som ägnats åt projektet.

    Personal med månadslön som arbetar varierande del i projektet är skyldig att tidsredovisa dag för dag och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. Det innebär att den anställde även ska redovisa den tid som denne arbetar i ordinarie verksamhet.

    Personal med deltidsanställning
    När det gäller deltidsanställning i projektet rekommenderar funktionen för fonderna att personalen har en deltidsanställning med fast andel av arbetstid per månad. Detta underlättar redovisningen av löner för er då tidrapporter för dessa inte behöver upprättas. Observera dock att det är viktigt att budgetera korrekt tjänsteomfattning så att personal inte arbetar mer än budgeterad tid utan att ni har möjlighet att få stöd för arbetstiden.

    Timanställd personal
    Om ett projekt har timanställd personal ska löneutgiften beräknas på antalet faktiskt arbetade timmar i projektet multiplicerat med timlön enligt anställningsavtal.

    All timanställd personal är skyldig att tidsredovisa dag för dag och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. 

  • Vilka kostnader för resor och logi är stödberättigande?

    Utgifter för resor och logi är stödberättigande som direkta kostnader för projektpersonal och andra personer som deltar i projektverksamheten och vilkas resor är nödvändiga för genomförandet av projektet.

    Följande kostnader för resor och logi är stödberättigande:

    • resekostnader såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar,
    • måltider, om de inte täcks av traktamente,
    • logi,
    • visum,
    • traktamenten, och
    • andra kostnader som uppstått i samband med att resekostnader uppstår, såsom exempelvis vaccinationer. Projektägaren äger ansvaret att styrka att kostnaderna som uppstått behövs.

    Redovisningskrav
    Projektets resekostnader och logi ska vara skäliga och klart kopplade till projektverksamheten samt präglas av kostnadseffektivitet. I praktiken innebär det att kostnader som finns budgeterade i finansplanen och har uppkommit för att genomföra projektet kan komma att strykas helt eller delvis om utgiften bedöms som oskälig och inte följer principen om kostnadseffektivitet.

    Utgångspunkten för resor är att den egna organisationens policy och riktlinjer för resor ska tillämpas vid val av färdsätt. Funktionen för fonderna kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts vid en granskning.

    Notera att det tydligt ska framgå vemsom har rest samt syftet med resan. Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest. 

    Vid korttidshyra av bil, milersättning vid resa med egen bil samt traktamente ska kostnader tas upp enligt Skatteverkets regler (eller gällande kollektivavtal som normalt tillämpas av organisationen). Ersättningen ska vara utbetald till den som tillhandahållit bilen, vilket ska kunna styrkas.

    Inköp av årskort ska budgeteras tydligt och beräkningsunderlag krävs som styrker att årskort är det mest kostnadseffektivta alternativet. Vid köp av årskort ska en journal över resor upprättas.

    Vid flygresor är som regel endast biljetter i ekonomiklass stödberättigande. Flyg inom EU ska hållas på en miniminivå.

    Eventuella avgifter för avbokad resa eller hotellrum och kostnader för resor och hotellrum som inte utförts är stödberättigande endast i undantagsfall. Projekten måste kunna styrka sjukdom eller andra motiverade skäl med underlag för att dessa kostnader ska godkännas. Funktionen för fonderna avgör om skälen är tillräckliga för att kostnaderna ska anses vara stödberättigande.

  • Vilka kostnader för utrustning, kontorslokaler och liknande är stödberättigande?

    Utgifter för utrustning och materiel som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren för att genomföra projektet är som regel stödberättigande. Om utrustningen som köps in eller leasas kommer att ha ett värde när projektet avslutas kan funktionen för fonderna besluta att utgiften bara är stödberättigande till viss del. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet. Detta gäller även om utrustningen säljs innan projektperioden är slut.

    Utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast under följande villkor:

    • om inget annat stöd för utrustningen har tagits emot. Utgiften ska kunna styrkas med intyg från säljaren. Intyget ska visa varifrån inventariet kommer samt bekräfta att det inte har köpts med hjälp av bidrag från EU,
    • kostnaden inte överstiger marknadsvärdet och är lägre än kostnader för liknande ny utrustning, och
    • utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för genomförande av projektet och uppfyller gällande normer och standarder.

    Om hyra eller leasing inte är något bra alternativ, på grund av den korta projekttiden eller den snabba värdeminskningen, så kan avskrivningskostnaden för nya inventarier vara stödberättigande.

    Inköpspriset ska inte överskrida marknadsvärdet och värdet får avskrivas i enlighet med de skatte- och bokföringsprinciper projektägaren normalt tillämpar.

    Hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande. Med externa lokaler avses exempelvis lokaler för möten med deltagare, seminarier och konferenser. Projektet kan endast få stöd för den andel av lokalytan som hyrs samt för den tid lokalerna endast används för att genomföra aktiviteter i projektet.  Beräkningsunderlag krävs.

    Utgifter för hyra av kontorslokaler för projektpersonal ska styrkas med beräkningsunderlag, hyresavtal och fakturaunderlag. Det är endast utgifter inom projektperioden som är stödberättigande. 

    Utgifter för bland annat kontorsutrustning, kontorsmaterial, förbrukningsmaterial, förvaltning och drift av lokaler innefattas i schablonen för indirekta kostnader. För närmare information om indirekta kostnader, se avsnitt indirekta kostnader.


  • Vilka kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster är stödberättigande?

    Utgifter för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande. Kostnaden för en viss tjänst ska inte överstiga marknadsvärdet och tjänsten ska upphandlas på ett affärsmässigt sätt genom att exempelvis offerter från flera olika firmor jämförs. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling gäller för offentliga organisationer. Upphandlingar och affärsuppgörelser ska kunna kontrolleras och ska vara skriftligt dokumenterade.

  • Jag planerar utgifter i mitt projekt som varken faller inom ramen för personalkostnader, kontorslokaler, extern sakkunskap, resor och liknande. Vilka sådana kostnader kan jag få ersättning för?

    Projekt kan ha kostnader för exempelvis möten, seminarier och konferenser. I samband med dessa måste deltagarlistor upprättas. Representationskostnader för enbart projektets personal är inte stödberättigande. Rimliga kostnader vid sociala tillställningar som är motiverade i projektet, exempelvis vid projektets avslutning, konferenser eller för möten med projektets styrgrupp är tillåtna. Syftet med representationen måste tydligt gagna projektet och till exempel vara evenemang vid projektets slut. Representation ska präglas av restriktivitet och gott omdöme. Deltagare och syfte måste alltid anges på fakturan och nota ska bifogas vid representation.

    Projekten måste följa den egna organisationens policy och riktlinjer avseende representation och vara i enlighet med AMIFs regelverk. Vid granskning av projektet kommer kostnadseffektivitet att styra bedömningen av kostnaderna. Funktionen för fonderna kan bedöma att vissa kostnader inte är stödberättigande även om projekten följt den egna organisationens policy och riktlinjer om policyn bedöms vara för generös.

  • Kan jag få ersättning för indirekta kostnader? Vad faller inom ramen för indirekta kostnader?

    Avser kostnader som är kopplade till projektet men som inte går att identifiera som specifika direkta kostnader. Funktionen för fonderna har beslutat att tillämpa en schablon på 15 procent baserat på de stödberättigande personalkostnaderna. Inga beräkningsunderlag kommer att krävas i samband med ansökan för att projektägaren ska få indirekta kostnader beviljade. Om stödmottagaren redovisar ett lägre utfall gällande personalkostnaderna än budgeterat och/eller om en del av personalkostnaderna inte bedöms stödberättigande, kommer andelen indirekta kostnader att minska.

    Indirekta kostnader behöver inte särredovisas i bokföringen. Några underlag som styrker de indirekta kostnaderna krävs inte heller då detta är en schablon.

    Indirekta kostnader ska täcka bland annat följande:

    Övergripande styrning och ledning

    • övrig indirekt personalkostnad i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, referensgrupp, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring, juridik m.m.).

    Centralt personalstöd för all personal i organisationen

    • utbildning och annan kompetensutveckling,
    • rekryterings inklusive utannonsering av tjänst,
    • sjuk- och hälsovård,
    • frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis mediciner och läkemedel och terminalglasögon,
    • övriga lokal till den del som inte avser personal som arbetar direkt i projektet eller behövs för att genomföra projektet,
    • förvaltning och drift av lokaler, inkl. underhåll, städ/vaktmästeri, väktare och reparationer,
    • försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning (t.ex. brand och stöldförsäkring), och
    •  el, värme, gas, vatten.

    Reception, kontorsservice, telekommunikation

    • Kommunikation; såsom telefon, telefonabonnemang, fax, internetabonnemang, postservice, porto,
    • kontorsutrustning (möbler, datorer inklusive programvaror, mm); Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll,
    • kontorsmaterial och förbrukningsmaterial; papper, pennor, pärmar, bläckpatroner, m.m.,
    •     kopieringskostnader,
    •     bankavgifter; t.ex. konto- och kortavgift nödvändiga för projektet (inte ränte- och andra transaktionsavgifter), och
    • böcker/tidningar, medlemsavgifter m.m.

    Registratur och arkivering

    • registratur- och arkiveringskostnader.

    Övriga kostnader

    • parkeringskostnader, och
    • underhållningskostnader, såsom exempelvis arvode till artister.
  • Kan jag beviljas medfinansiering för och få ersättning för kostnader som uppstått utanför EU?

    Utgångspunkten är att projektkostnader måste ha uppstått i Sverige eller i EUs medlemsländer. I vissa fall går det även ta upp kostnader som uppstått i tredjeland. Förutsättningarna för detta kan variera beroende på vilka länder det är fråga om och inom vilket mål. Projekten bör därför alltid kontakta funktionen för fonderna innan den typen av projekt inleds.    

  • Vilka kostnader kan jag inte få någon ersättning för?

    Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter som framstår som oskäliga är därför inte stödberättigande. Den som följer lagen om offentlig upphandling (LOU) eller de principer som föreskrivs gällande affärsmässiga villkor uppfyller kraven gällande kostnadseffektivitet.

    Följande utgifter är inte stödberättigande:

    • skuldräntor,
    • köp av obebyggd mark,
    • köp av bebyggd mark om den behövs för att projektet ska kunna genomföras, i fråga om det belopp som överstiger 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna för det berörda projektet,
    • mervärdesskatt utom sådan som inte kan återbetalas enligt nationell rätt i fråga om mervärdeskatt,
    • finansiella utgifter,
    • böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader,
    • underleverantörskontrakt, om anlitande av en underleverantör ökar utgiften för projektet utan att tillföra något motsvarande värde eller utgiften för underleverantören beräknas med en procentuell andel av totalutgiften för projektet,
    • gåvor

    Det är inte heller möjligt att få medfinansiering för oförutsedda utgifter, utan samtliga kostnader måste finnas upptagna i projektets finansplan. Om förutsättningarna förändras för vilka kostnader ett projekt behöver ta upp så ska funktionen för fonderna kontaktas genom att en ändringsansökan skickas in. Kontakta oss gärna innan och diskutera behovet så att vi kan bedöma om en ändringsansökan behövs.

    Internfakturor
    Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

    Mervärdesskatt (moms)
    Moms är en stödberättigande kostnad bara om den utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren enligt mervärdesskattelagen. Vid ansökan om medfinansiering från AMIF ska uppgifter om organisationen har avgradsrätt för moms på inköp som görs inom projektet anges. Skälet är att medfinansiering från fonden enbart får täcka utgifter för moms som är en kostnad för projektägaren. Den som ansöker om medfinansiering måste bedöma om momsen på utgifterna inom projektet är en kostnad, för att bidragets storlek ska kunna beräknas. En prövning behöver därför göras av varje enskild projektägare. Det spelar i dessa fall ingen roll om bidragsmottagaren är momsregistrerad eller inte.

    För utförligare beskrivning av hur moms ska hanteras i ansökningar om EU-bidrag, se Skatteverkets ställningstagande den 23 juni 2009 (dnr 568530-09/111).

Redovisning av projekt

  • Vilka krav ställer ni på den ekonomiska redovisningen i vårt projekt?

    Tillämpliga lagar, förordningar och praxis avseende bokföring och redovisning som gäller i Sverige gäller även projektet. God redovisningssed ska följas.

    Kostnaderna ska vara skäliga, följa sund ekonomisk förvaltning och vara nödvändiga för att genomföra projektet. Projektet ska beakta de regelverk och föreskrifter som gäller för fonden.

    Kostnaderna ska ha uppstått i Sverige, i annan medlemsstat inom EU, eller i tredje land i vissa fall. Kostnaderna ska ha uppstått inom den överenskomna kontraktsperioden.

    Redovisade kostnader ska vara både en utgift och en kostnad, de ska alltså både ha uppstått inom kontraktsperioden och motsvaras av faktiska utbetalningar. Observera att kostnader som är betalda före och efter kontraktsperioden inte är stödberättigande. Undantag för kostnader betalda efter projektperiodens slut är följande: Kostnader för exempelvis utvärdering, revision och löner kan vara betalda efter projektperiodens slut men innan en slutrapportering har skickats in till funktionen för fonderna. Observera att samtliga kostnader måste ha uppstått under projektperioden, men kan betalas efter i vissa fall.

    Samtliga kostnader ska vara betalda för att vara stödberättigande. Kostnader som redovisas får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner (med undantag för de indirekta kostnaderna) och vinstmarginaler får inte användas i projektet.

    Samtliga projektkostnader och intäkter liksom samtliga in- och utbetalningar ska kunna styrkas och redovisas och vara möjliga att kontrollera.

    Aktiviteter och kostnader som inte finns upptagna i projektets budget och kontrakt godkänns inte. Av den anledningen är det mycket viktigt att funktionen för fonderna kontaktas före förändringar sker i projektet, genom en så kallad ändringsansökan.

    Projektbokföring
    Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt system och kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Särredovisningen säkerställs genom att ni använder en specifik projektkod i bokföringen för projektets kostnader, intäkter och finansiering. I de projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

    Fakturarutiner
    Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (stödmottagare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bland annat bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

    Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.

    Internfakturor
    Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

    Dokumentation och arkivering
    Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av projektägaren i 10 år efter projektets upphörande enligt bokföringslagen. Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras (dessa efterfrågas ofta vid revision).

    All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år. Stödmottagaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten.

  • När ska vårt projekt rapportera och redovisa?

    När ni beviljas medfinansiering från AMIF ställer vi krav på ert projekt när det gäller rapportering och redovisning av projektets resultat och hur projektet fortlöper. För att det ska bli enklare för er som stödmottagare att planera ert arbete med rapportering och redovisning har vi infört fasta rapporteringstillfällen då ni ansöker om utbetalning för de kostnader som uppstått under föregående period. När ert projekt avslutas kommer ni också att lämna en slutrapport till oss.

    Här finns mer information om hur ni ansöker om utbetalning.
    Här finns mer information om slutrapportering.

    I er bidragsöverenskommelse kan det finnas ytterligare detaljer om ert projekts rapportering och redovisning.


  • Hur redovisar vi intäkter som vi har i vårt projekt?

    Alla inkomster i projektet ska redovisas. Ett EU-projekt får inte gå med vinst, det innebär att de totala intäkterna/finansieringen i projektet inte får överskrida de totala kostnaderna. Projekt får inte bedrivas med vinstsyfte. Om ert projekt genrerar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller andra liknande intäkter. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i finansplanen ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.  

  • Behöver jag sätta EU-flaggan på material i mitt projekt?

    Ja. För att sprida kunskap och kännedom om EUs roll och betydelse för projektfinansieringen ska projekt som medfinansierats av Asyl-, migrations- och integrationsfonden använda fondens logga i allt informations- och kommunikationsmaterial. Även annat material som projektet tillhandahåller bör kompletteras med fondens logga.

    För projekt som beviljats mer än 100 000 euro eller där medfinansieringen finansierat inköp av fysiskt föremål eller infrastruktur-, bygg- eller anläggningsprojekt ska en väl synlig och permanent skylt sättas upp i anslutning till byggnaden eller föremålet.

    Alla stödmottagare har en skyldighet att synliggöra att deras projekt medfinansieras av Asyl-, migrations- och integrationsfonden. Om reglerna om synliggörande inte efterlevs kan medfinansiering utebli, helt eller delvis, och återkrav kan komma att riktas mot projektet.

    Föreskrifterna kring informations- och kommunikationsåtgärder regleras i delegerade förordningen EU nr 1048/2014 samt i genomförandeförordning EU nr 1049/2014.

    Här kan du läsa mer om de krav som ställs på synliggörande av EUs medfinansiering samt ladda ner logotyper och mallar.öppnas i nytt fönster

  • Vilka krav ställer vi gällande upphandling och lagen om offentlig upphandling (LOU)?

    För alla offentliga aktörer såsom statliga och kommunala myndigheter gäller lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). För övriga aktörer, både privata och ideella, gäller att alla inköp ska ske på affärsmässiga villkor.

    Upphandlande myndighet
    Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.

    Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

    Direktupphandling
    I följande tre situationer kan upphandlande myndighet använda sig av direktupphandling.

    1. om avtalets värde inte överstiger 505 800 kronor enligt LOU,
    2. om det finns synnerliga skäl, exempelvis oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför i normalfallet inte att man har rätt till direktupphandling, eller
    3. om någon av de situationer som i övrigt anges för direktupphandling är uppfyllda.

    Det finns inga formkrav för en direktupphandling, men från och med den 1 juli 2014 finns det krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor. Det är upp till den som söker stöd att se till att de interna riktlinjerna följs. Användning av direktupphandling ska alltid motiveras och dokumenteras och stödmottagaren ska kunna påvisa att kostnaderna för direktupphandlingen är skäliga.

    Ramavtal
    Ett ramavtal är ett avtal mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Om den upphandlande myndigheten har tecknat ett ramavtal för en specifik vara eller tjänst, så behöver myndigheten inte gå ut i en ny upphandling varje gång den har behov av varan eller tjänsten, utan kan avropa (tilldela kontrakt) från ramavtalet. Ramavtal definieras i 2 kap. 15 § LOU: ”Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.”

    Det ska alltid finnas dokumentation för varje inköpstillfälle, även om inköpen sker utifrån samma ramavtal.

    Upphandlingsplan
    De stödmottagare som omfattas av LOU ska fylla i och till projektplanen bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I den ska alla planerade upphandlingar under projektet fyllas i oavsett form. Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna. 

    De som inte anser sig vara upphandlande myndighet och omfattas av LOU ska ändå fylla i och till projektplanen bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I mallen ska de ange ”Tillämpar ej LOU”, men ändå ange de planerade inköp av varor och tjänster som ska ske under projekttiden. Det är viktigt att komma ihåg att det finns ett krav på kostnadseffektivitet även för de som inte tillämpar LOU, vilket bland annat innebär att en vara eller en tjänst inte ska vara dyrare än nödvändigt och att man ska begära in minst tre offerter varje gång man ska köpa in en vara eller tjänst.

    Tilläggsbeställningar och förlängningar av avtal
    Utgångspunkten är att inköp ska ske inom ramen för den gjorda upphandlingen eller de ramavtal som man avropat ifrån. Frågor om tilläggsbeställningar och förlängningar regleras utifrån dessa. I vissa fall kan det vara så att man inte kan göra en tilläggsbeställning eller förlängning, utan att man får göra en ny upphandling eller konkurrensutsättning.

    Konkurrensverket är den myndighet som utövar tillsyn över den offentliga upphandlingen
    För mer information om de bestämmelser som gäller vid offentlig upphandling rekommenderar vi Konkurrensverkets skrift Upphandlingsreglerna – en introduktion.

    Värdet av upphandlingen i Sverige uppskattas till 500 miljarder kronor per år. Genom att följa upphandlingsreglerna bidrar din verksamhet med att främja den fria rörligheten för varor och tjänster i EU och att få marknaden att fungera effektivt.

  • Vad innebär reglerna om affärsmässiga villkor?

    Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter kan anses vara oskäliga när de är oproportionerliga i förhållande till det som behövs för att genomföra det enskilda projektet. Vad som utgör en oskälig kostnad bedöms från fall till fall.

    Alla projekt ska, vid köp, hyra eller tjänst, beakta de principer som framgår av 1 kap. 9 § lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Dessa principer är följande.

    Icke-diskriminering
    Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när den upphandlande myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

    Likabehandling
    Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

    Proportionalitet
    Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen.

    Öppenhet
    Principen om öppenhet (transparens) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

    Ömsesidigt erkännande
    Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

  • Finns det några särskilda regler för oss då vi tidigare tagit emot statsstöd?

    Ja. EUs så kallade statsstödsregler begränsar möjligheterna att stödja företag med EU-medel. Projekt som omfattas av detta bör kontakta funktionen för fonderna för råd i frågan, helst redan innan de börjar utforma projektet. Endast i undantagsfall och efter godkännande av EU-kommissionen får det offentliga lämna stöd till enskilda. Syftet med reglerna är att se till att konkurrensen på EUs inre marknad inte snedvrids.

    Statsstöd kan se ut på många olika sätt. Om ett projekt exempelvis gynnar en grupp företag genom subventionerade nyttigheter eller tjänster av något slag kan det räknas som en form statsstöd. Rådgivning, kompetens- eller affärsutveckling, projekt för internationalisering, innovation med mera är exempel på sådana insatser.  

    Om ett projekt berörs av reglerna om statsstöd sätter funktionen för fonderna upp särskilda villkor som det måste följa när det genomför projektet. Villkoren står i beslutet om stöd och begränsar till exempel vilka kostnader de kan få stöd för. Villkoren kan också innebära att de företag som gynnas av projektet måste vara med och medfinansiera projektet.

  • Hur ska vi redovisa kostnader för medarbetare som är anställda i projektet och delvis finansieras via lönebidrag?

    Kostnader för anställda i projektet som erhåller lönebidrag redovisas vid en ansökan om utbetalning i den ekonomiska rapporten under personalkostnader. Lönebidraget ska redovisas på intäktssidan i den ekonomiska rapporten som en intäkt genererad av projektet vid ansökan om utbetalning.

Andra vanliga frågor

  • Vilka möjligheter har vi att justera projekt- och finansplan efter att vi beviljats medfinansiering?

    Om ni vill göra förändringar i er projekt- och finansplan behöver ni ansöka om detta innan förändringen genomförs. Ansökan om ändring ska göras skriftligen till funktionen för fonderna med hjälp av avsedd  ansökningsblankett. Också om projektet avbryts eller försenas måste detta meddelas funktionen för fonderna snarast.

    Avvikelser och förändringar som föranleder en ändringsansökan är följande:

    1. ändring av projektets inriktning eller målsättning jämfört med beslutet om stöd
    2. nya eller inställda aktiviteter inklusive väsentligt ändrad tidsplan
    3. omfördelning mellan kostnadsslagen som är större än 10 % av budgetomslutningen
    4. nya kostnadsposter
    5. förändringar som innebär en utökning eller minskning av budgetens omslutning
    6. förändringar avseende finansiering inklusive medfinansiering
    7. vid byte av stödmottagare eller projektledning
    8. om verksamheten helt eller delvis överlåts eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person och om projektet omfattas av denna överlåtelse/övergång
    9. vid förändring av avtal om samverkan mellan stödmottagaren och övriga i projektet ingående organisationer
    10. om någon annan väsentlig förändring behöver göras

    Projektet ska snarast till Migrationsverket rapportera även ändring av stödmottagarens:
    1. namn
    2. adress
    3. plusgiro eller bankgiro
    4. behörig företrädare
    5. annan ändring av betydelse för projektets genomförande.

    Viss flexibilitet i finansplanen
    Finansplanen får inte innehålla någon post för oförutsedda utgifter. En omfördelning mellan kostnadsslagen på upp till sammanlagt 10 % av ursprunglig budget behöver inte anmälas i förväg. Detta gäller under förutsättning att:

    • budgetposterna redan finns upptagna i den godkända finansplanen
    • omfördelningen inte är orsakad av en betydande förändring av projektplanen, exempelvis nya eller borttagna aktiviteter, ny riktning eller målsättning
    • förändringen inte innebär en utökning av projektets omsättning eller påverkar medfinansieringen från fonden,
    • förändringen sker inom kontraktsperiodens ramar
  • Vilken projektmodell bör en stödmottagare använda?

    En stödmottagare får använda vilken projektmodell de vill. Vid en prövning av ansökan kommer endast projektets möjligheter att nå målen i projektet att bedömas.

    Funktionen för fonderna kan komma att bjuda in till olika diskussioner och utbildningar kring hur EU-projekt drivs och vad som kan vara viktigt i en projektprocess. Dessa kommer inte att vara obligatoriska men kan vitalisera projektprocessen och vara gynnsamma för projektens måluppfyllelse.

  • Kan vi beställa marknadsföringsmaterial, presentprodukter och giveaways, som synliggör fonden, från funktionen för fonderna?

    Alla stödmottagare har en skyldighet att synliggöra EUs medfinansiering. Här kan du läsa mer om de krav som ställs på synliggörande samt ladda ner mallar och loggor i olika format.

    Alla nya stödmottagare får ett startkitt med exempel på informationsprodukter. Startkittet är tänkt att ge inspiration kring hur produkter kan utformas och vara en påminnelse om de högt ställda krav som finns på synliggörande av fonden och medfinansieringen. Startkittet är en gåva som inte ersätter projektets ansvar att arbeta med synliggörande av medfinansieringen utifrån sina specifika behov och skyldigheter.

    De flesta stödmottagare har ett större behov av marknadsföringsmaterial och liknande än det som tillhandahålls av fondförvaltningen. För utformning och inköp av sådant material ansvarar stödmottagaren och projektets organisation. Kostnader för detta ska tas upp i projekt- och finansplan och är stödberättigande om de betraktas som rimliga. Det går inte att få eller beställa fler produkter via funktionen för fonderna. Detta beror på de krav på effektiv förvaltning som finns samt på att de flesta organisationer har egna grafiska profiler och inköpsavtal som ska följas.

  • Vad är Projektrummet?

    Projektrummet är ett IT-stöd för den som vill ansöka om medel från Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF). Efter att en ansökan beviljats stöd sker också all rapportering och redovisning i systemet och fondförvaltningen kan handlägga en ansökan och dess olika delar i projektrummet. Projektrummet är utvecklat för att stödja en projektprocess från ansökan, till beslut, kvartalsrapporteringar, utbetalningar av projektmedel och slutrapportering. Även ändringsansökningar och återkrav kommer att hanteras i systemet.

    Systemet syftar till att alla ärende ska handläggas korrekt och effektivt enligt de lagar, regler och förordningar som gäller för fonden och myndigheten.

  • När ska jag använda Projektrummet?

    Du som beviljats stöd från AMIF före 30 september 2016 och har ett pågående projekt kommer att få inloggningsuppgifter från oss när systemet kan börja användas. När du loggar in i systemet kommer du se att vi lagt in uppgifter om ditt projekt där. I ett första skede kommer du att kunna ansöka om förskottsutbetalning samt kvartalsrapportera i Projektrummet. Framöver kommer du också att kunna lämna en ändringsansökan och lämna slutrapport. Du som inte har ett pågående projekt kommer att kunna ansöka om stöd i projektrummet när funktionen för fonderna offentliggör och publicerar en utlysning. Därefter kommer ditt ärende att skötas i systemet.

  • Varför finns projektrummet?

    Projektrummet har arbetats fram för att underlätta för dig som stödmottagare och för att åstadkomma en effektiv förvaltning av fondmedel från EU. EU-kommissionen har ställt krav på myndigheter i Sverige att utveckla och använda effektiva och rättsäkra system för hantering av EU-fondmedel. Framtagande av systemet var ett krav vid utnämnande av Migrationsverket som ansvarig myndighet för Europeiska asyl-, migrations- och integrationsfonden.

  • Vem kan använda projektrummet?

    Organisationer, ej privatpersoner, som vill ansöka om stöd från Asyl-, migrations- och integrationsfonden använder systemet när en utlysning offentliggjorts. De organisationer som beviljas stöd kan sedan uträtta ärenden kopplat till sitt projekt i Projektrummet.

Sidan senast uppdaterad: 2017-06-14

Fick du hjälp av informationen på den här sidan?