Affärsmässiga villkor och offentlig upphandling

För alla offentliga aktörer såsom statliga och kommunala myndigheter gäller lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). För övriga aktörer, både privata och ideella, gäller att alla inköp ska ske på affärsmässiga villkor.

Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.

Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

Direktupphandling

I följande tre situationer kan upphandlande myndighet använda sig av direktupphandling.

  1. om avtalets värde inte överstiger 505 800 kronor enligt LOU,
  2. om det finns synnerliga skäl, exempelvis oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför i normalfallet inte att man har rätt till direktupphandling, eller
  3. om någon av de situationer som i övrigt anges för direktupphandling är uppfyllda.

Det finns inga formkrav för en direktupphandling, men från och med den 1 juli 2014 finns det krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor. Det är upp till den som söker stöd att se till att de interna riktlinjerna följs. Användning av direktupphandling ska alltid motiveras och dokumenteras och stödmottagaren ska kunna påvisa att kostnaderna för direktupphandlingen är skäliga.

Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Om den upphandlande myndigheten har tecknat ett ramavtal för en specifik vara eller tjänst, så behöver myndigheten inte gå ut i en ny upphandling varje gång den har behov av varan eller tjänsten, utan kan avropa (tilldela kontrakt) från ramavtalet. Ramavtal definieras i 2 kap. 15 § LOU: ”Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.”

Det ska alltid finnas dokumentation för varje inköpstillfälle, även om inköpen sker utifrån samma ramavtal.

Upphandlingsplan

De stödmottagare som omfattas av LOU ska fylla i och till projektplanen bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I den ska alla planerade upphandlingar under projektet fyllas i oavsett form. Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna. 

De som inte anser sig vara upphandlande myndighet och omfattas av LOU ska ändå fylla i och till projektplanen bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I mallen ska de ange ”Tillämpar ej LOU”, men ändå ange de planerade inköp av varor och tjänster som ska ske under projekttiden. Det är viktigt att komma ihåg att det finns ett krav på kostnadseffektivitet även för de som inte tillämpar LOU, vilket bland annat innebär att en vara eller en tjänst inte ska vara dyrare än nödvändigt och att man ska begära in minst tre offerter varje gång man ska köpa in en vara eller tjänst.

Tilläggsbeställningar och förlängningar av avtal

Utgångspunkten är att inköp ska ske inom ramen för den gjorda upphandlingen eller de ramavtal som man avropat ifrån. Frågor om tilläggsbeställningar och förlängningar regleras utifrån dessa. I vissa fall kan det vara så att man inte kan göra en tilläggsbeställning eller förlängning, utan att man får göra en ny upphandling eller konkurrensutsättning.

Konkurrensverket utövar tillsyn

Konkurrensverket är den myndighet som uttövar tillsyn över den offentliga upphandlingen. För mer information om de bestämmelser som gäller vid offentlig upphandling rekommenderar vi Konkurrensverkets skrift Upphandlingsreglerna – en introduktion.

Värdet av upphandlingen i Sverige uppskattas till 500 miljarder kronor per år. Genom att följa upphandlingsreglerna bidrar din verksamhet med att främja den fria rörligheten för varor och tjänster i EU och att få marknaden att fungera effektivt.

Affärsmässiga villkor

Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter kan anses vara oskäliga när de är oproportionerliga i förhållande till det som behövs för att genomföra det enskilda projektet. Vad som utgör en oskälig kostnad bedöms från fall till fall. Alla projekt ska, vid köp, hyra eller tjänst, beakta de principer som framgår av 1 kap. 9 § lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Dessa principer är följande.

Icke-diskriminering

Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när den upphandlande myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Likabehandling

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

Proportionalitet

Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen.

Öppenhet

Principen om öppenhet (transparens) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömsesidigt erkännande

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

Sidan senast uppdaterad: 2017-07-28

Fick du hjälp av informationen på den här sidan?