Genomföra och rapportera

När ett projekt beviljas medfinansiering från AMIF ställs krav när det gäller rapportering och redovisning av stödet. Medfinansiering betalas ut fyra gånger per år utifrån hur projektet fortlöper och de kostnader som projektet redovisar.

Fyra gånger per år ska stödmottagare lämna en rapport till funktionen för fonderna på Migrationsverket där det framgår hur projektet fortlöper. Ansökan om utbetalning ligger till grund för att vi ska kunna betala ut ekonomiskt stöd till er utifrån de kostnader ni haft och redovisat under perioden. Till ansökan görs även en kvartalsrapportering som ska visa på genomförda aktiviteter, uppnådda resultat och mål.

Stödmottagare ansöker om utbetalning i Projektrummet.

Ansökan lämnas vid fasta tidpunkter

För att det ska bli enklare för stödmottagare att planera arbetet med rapportering och redovisning finns fasta rapporteringstillfällen då stödmottagare ansöker om utbetalning för de kostnader som uppstått under föregående period.

Er ansökan ska lämnas vid fasta tidpunkter enligt följande:

• 30 april (avser perioden 1 jan–30 mars)
  
• 31 juli (avser perioden 1 april–30 juni)
  
• 31 okt (avser perioden 1 juli–30 sep)
  
• 31 jan (avser perioden 1 okt–31 dec)

Ytterligare detaljer om er rapportering och redovisning kan finnas fastställda i ert medfinansieringsavtal.

Ansökan om utbetalning ska undertecknas av behörig firmatecknare och mejlas till fonderna.

Mer information finns i manualerna Ansökan om utbetalning och Ansökan om ändring

Tips i Projektrummet

Parallella ansökningar i Projektrummet påverkar ditt projekts arbete, därför är det viktigt att du läser texten nedan alternativt använder våra manualer när du påbörjar rapporteringen i Projektrummet.

Ansökan om ändring påverkar projek­tets rappor­te­ring inför en ansökan om utbe­tal­ning

Om projektet har påbörjat rapporteringen i en ansökan om utbetalning och samtidigt skickar in en ansökan om ändring i systemet kan det påverka er rapportering när ändringsansökan beslutas. I de fall ändringen omfattar nya eller förändrade uppgifter avseende aktiviteter, risker, gemensamma indikatorer, projektägare, tredje part eller projektpartner, kommer er påbörjade rapportering att raderas. Detta gäller för en påbörjad rapportering av ansökan om utbetalning, men en redan inskickad ansökan om utbetalning påverkas inte.

Funktionen för fonderna rekommenderar därför att ni påbörjar arbetet med en ansökan om utbetalning först när en ansökan om ändring är beslutad.

Slut­rap­port

När ert projekt avslutas kommer ni också att lämna en slutrapport till oss. Slutrapporten ska, förutom att bidra till lärande, också underlätta spridning av resultat och metoder från projekt medfinansierade av AMIF.

Mer information om slutrapportering

Alla stödmottagare har möjlighet att ansöka om förskottsutbetalning.

Huvudregeln är att ni ansöker om medfinansieringen kvartalsvis och får ta del av medfinansieringen i efterskott utifrån de kostnader ni redovisat. Som stödmottagare har ni emellertid möjlighet att ansöka om förskottsutbetalning. Utbetalning av förskott kan motsvara högst 50 % av medfinansieringen eller maximalt 400 000 kr.

Ni ansöker om förskottsutbetalning i Projektrummet. Bekräftelse av ansökan om förskottsutbetalning ska undertecknas av behörig firmatecknare och mejlas till fonderna.

Om ni som är stödmottagare behöver genomföra förändringar i ert projekt, eller om projektet avbryts eller försenas, måste ni skriftligen meddela funktionen för fonderna. En del förändringar kräver en ansökan om ändring vilket förutsätter god framförhållning.

Ibland uppstår situationer då stödmottagare behöver genomföra förändringar i en projektplan, budget eller andra förändringar av betydelse för projektet. Det är viktigt att ni som stödmottagare har en dialog med era kontaktpersoner på funktionen för fonderna om ett behov av förändring uppstår. En tänkt förändring i projektet behöver motiveras och eventuell påverkan på mål, resultat och risker beaktas.

Handläggning av en ansökan om ändring tar normalt sett minst 1–2 veckor att handlägga, och er ändringsansökan måste godkännas innan ni kan få ersättning för kostnader kopplade till ändringen.

Bekräftelse av ansökan om ändring ska undertecknas av behörig firmatecknare och mejlas till fonderna.

Avvikelser och förändringar som föranleder en ändringsansökan är följande:

1. Ändring av projektets inriktning eller målsättning jämfört med beslutet om stöd.
   
2. Väsentliga ändringar i projektets budget, innefattande ändringar där kostnaderna i ett enskilt kostnadsslag överstiger budget med mer än 10 %.
   
3. Väsentliga ändringar i aktivitets- och tidsplan.
   
4. Ändringar avseende finansiering, inklusive medfinansiering.
   
5. Väsentliga ändringar i projektorganisationen.
   
6. Om stödmottagares verksamhet helt eller delvis överlåts, eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person.
   
7. Annan ändring av betydelse för projektets genomförande.

Projektet ska även snarast skriftligen meddela Migrationsverket ändring av stödmottagarens

1. namn
   
2. adress
   
3. plusgiro eller bankgiro
   
4. behörig företrädare
   
5. ändring av andra uppgifter som har betydelse för projektet.
   

Viss flex­i­bi­litet i budgeten

Budgeten får inte innehålla någon post för oförutsedda utgifter. En omfördelning mellan kostnadsslagen på upp till sammanlagt 10 % av beslutad budget behöver inte anmälas i förväg. Detta gäller under förutsättning att

• budgetposterna redan finns upptagna i den godkända budgeten
  
• omfördelningen inte är orsakad av en betydande förändring av projektplanen, exempelvis nya eller borttagna aktiviteter
  
• förändringen inte innebär en utökning av projektets budgetram
  

Observera att vid omfördelning under personal som omfattar förändringar i avdelad sysselsättningsgrad och byte av person för befattningen i projektet ska alltid ett nytt avdelningsbeslut/anställningsavtal upprättas och bifogas till närmast efterföljande kvartalsrapportering.

Mallar för avdelningsbeslut finns på sidan med mallar, manualer och blanketter.

Tips i projektrummet

Parallella ansökningar i Projektrummet påverkar ditt projekts rapportering, därför är det viktigt att använder våra manualer när du påbörjar registreringar i Projektrummet.

Mallar, manualer och blanketter

Vid projektets sista ansökan om utbetalning ska även en slutrapport lämnas in. Syftet med slutrapporteringen är att skapa en enhetlig struktur för insamling av information om projektet i sin helhet. Nedan finns en kort handledning kring vad ni huvudsakligen bör tänka när ni fyller i slutrapporten.

I medfinansieringsavtalets bilaga i Särskilda villkor framgår när projektets sista ansökan om utbetalning inklusive slutrapport, senast ska lämnas in till funktionen för fonderna. I regel ska rapporterna vara inskickade till fonden senast 3 månader efter projektets slut.

När den sista ansökan om utbetalning och slutrapporten är inskickade så blir samtliga registreringsfält låsta i sektionen men det är fortfarande möjligt att skriva ut slutrapporten.
Slutrapporten ska omfatta hela projektperioden.

Projektet kan i god tid planera slutrapporteringen med hjälp av mallen. Pdf, 140.3 kB, öppnas i nytt fönster.

Slutrapporten ska, förutom att bidra till lärande, underlätta spridning av resultat och metoder från projekt medfinansierade av AMIF.

I slutrapporten ombeds projekten därför beskriva uppnådda resultat samt redogöra för ett antal centrala delar i projektets genomförande. Det är viktigt att tänka på att utforma texten så att personer utan inblick i projektet kan skapa sig en bild av projektets verksamhet.

Tips i projektrummet

För att fylla i slutrapporten måste projektet svara Ja på frågan Avser denna ansökan er slutrapport för projektet? under sektionen Allmänt.

I Projektrummet ska slutrapporteringen fyllas i under sektionen Slutrapport.