Stödberättigade kostnader för resor och logi
Utgifter för resor och logi är stödberättigande som direkta kostnader för projektpersonal och andra personer som deltar i projektverksamheten och vilkas resor är nödvändiga för genomförandet av projektet.
Följande kostnader för resor och logi är stödberättigande:
- resekostnader såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar
- måltider, om de inte täcks av traktamente
- logi
- visum
- dagtraktamenten
- andra kostnader som uppstått i samband med att resekostnader uppstår, såsom exempelvis vaccinationer. Projektägaren äger ansvaret att styrka att kostnaderna som uppstått behövs.
Redovisningskrav
Projektets resekostnader och logi ska vara skäliga och klart kopplade till projektverksamheten samt präglas av kostnadseffektivitet. I praktiken innebär det att kostnader som finns budgeterade i finansplanen och har uppkommit för att genomföra projektet kan komma att strykas helt eller delvis om utgiften bedöms som oskälig och inte följer principen om kostnadseffektivitet.
Utgångspunkten för resor är att den egna organisationens policy och riktlinjer för resor ska tillämpas vid val av färdsätt. Funktionen för fonderna kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts vid en granskning.
Notera att det tydligt ska framgå vem som har rest samt syftet med resan. Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest.
Vid korttidshyra av bil, milersättning vid resa med egen bil samt traktamente ska kostnader tas upp enligt Skatteverkets regler (eller gällande kollektivavtal som normalt tillämpas av organisationen). Ersättningen ska vara utbetald till den som tillhandahållit bilen, vilket ska kunna styrkas.
Inköp av årskort ska budgeteras tydligt och beräkningsunderlag krävs som styrker att årskort är det mest kostnadseffektiva alternativet. Vid köp av årskort ska en journal över resor upprättas.
Vid flygresor är som regel endast biljetter i ekonomiklass stödberättigande. Flyg inom EU ska hållas på en miniminivå.
Eventuella avgifter för avbokad resa eller hotellrum och kostnader för resor och hotellrum som inte utförts är stödberättigande endast i undantagsfall.
Projekten måste kunna styrka sjukdom eller andra motiverade skäl med underlag för att dessa kostnader ska godkännas. Funktionen för fonderna avgör om skälen är tillräckliga för att kostnaderna ska anses vara stödberättigande.