Logotyp för AMIF

Stödberättigande kostnader - grundläggande krav

I det här avsnittet beskrivs vilka kostnader ni kan få stöd för. Här presenteras också vilka grundläggande krav som ska vara uppfyllda för att kostnaderna ska vara stödberättigande. Avsnittet anger även exempel på kostnader som inte är stödberättigande och exempel på indirekta kostnader.

Stöd­be­rät­ti­gande kost­nader

Bestämmelserna gäller alla organisationer som deltar i projektet och som får del av stödet, det vill säga både stödmottagare och eventuella projektpartners.

Om Migrationsverket bedömer att kostnader inte uppfyller de villkor som beskrivs kan kostnader komma att bedömas som ej stödberättigande, delvis eller i sin helhet.

Regler för upphand­ling och inköp inom projektverksam­heten

Om ni som organisation i er ordinarie verksamhet ska tillämpa lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om offentlig upphandling i försörjningssektorn (LUF) vid inköp ska ni även tillämpa dessa regler vid inköp i projektet.

För organisationer som inte är skyldiga att följa LOU eller LUF så ska inköp som genomförs i projektet istället uppfylla kraven på kostnadseffektivitet och prisvärdhet.

Särre­do­visa projek­tets kost­nader

För att säkerställa att kostnaderna har uppkommit i syfte att genomföra projektet ska ni särredovisa alla kostnader, intäkter och finansiering som hör till projektet. Att särredovisa kostnaderna innebär att alla transaktioner som hör till projektet ska kunna utläsas direkt i ert bokföringssystem, t.ex. genom projektspecifika redovisningskoder. I projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisning ske hos varje enskild part som tar del av stödet från AMIF.

Kravet på särredovisning gäller inte för kostnader som ersätts genom förenklade redovisningsalternativ.

Faktiska kostnader och förenklade redovisningsalternativ

Ni kan få ersättning för projektets kostnader enligt två olika alternativ, faktiska direkta kostnader som uppstått och betalats i samband med genomförandet av projektet eller genom förenklade redovisningsalternativ.

Faktiska kost­nader

Ersättning av faktiska kostnader, det vill säga kostnader som uppstått och betalats vid genomförandet av projektet omfattas av några grundläggande krav.
De ska:

  • Vara nödvändiga för projektets genomförande
  • Ha uppkommit under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd.
  • Uppfylla de villkor som anges i beslut om stöd och vara upptagna i projektets budget.
  • Vara skäliga, kostnadseffektiva, prisvärda samt förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.
  • Kunna styrkas genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed eller uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ .
  • Motsvara utbetalade belopp och får inte innehålla uträkningar i form av exempelvis schabloner, internfaktureringar eller vinstmarginaler.

Förenk­lade redo­vis­nings­al­ter­nativ

För kostnader som ersätts genom förenklade redovisningsalternativ finns inget krav på:

  • att kostnader särredovisas,
  • att ni rapporterar vilka kostnader som ersätts eller,
  • att ni tillhandahåller bokföringsunderlag för att styrka kostnaderna.

Läs mer om de olika modellerna för finansiering som Migrationsverket tillämpar här: Länk till Stöd från AMIF

Kost­nader för personal

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

  • De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
  • De ska vara särredovisade i bokföringen.
  • Anställningsavtal ska finnas
  • Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram är det bra att stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att anses som stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Andel av månadslön (fast tid i projektet)

Beräkningsmodellen utgår ifrån att personal avdelas för att arbeta en fast procentandel av sin arbetstid i projektet. Detta alternativ passar för anställda som arbetar hel- eller deltid i projektet och där den procentuella andelen av den totala arbetstiden i projektet inte varierar mellan månader. Med denna beräkningsmodell ska en motsvarande procentandel av bruttopersonalkostnaderna (inklusive lönekostnadspåslag) bokföras i projektet varje månad. Procentandelen får inte variera mellan månaderna.

För personal som arbetar fast tid i projekten ska arbetsgivaren utfärda ett avdelningsbeslut. I avdelningsbeslutet ska den fasta procentandelen för respektive individs arbetstid i projektet anges. Dokumentet bör upprättas innan de anställda påbörjar sitt arbete i projektet, dock senast innan ansökan om utbetalning inkommer till Migrationsverket. Vi rekommenderar att ni använder mallen för avdelning av personal som Migrationsverket har tagit fram (se länk).

Inga tidsrapporteringar krävs för personal som arbetar fast tid i projektet.

Heltid: Den anställda arbetar heltid i projektet och hela lönekostnaden är stödberättigande. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Deltid: Lönekostnaderna beräknas som en fast procentsats av den anställdas lönekostnader per månad, beloppet ska stämma överens med den procentsats som den anställda är avdelad att arbeta i projektet. Procentandelen är fast och får inte variera mellan månaderna. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

  • Anställningsavtal
  • Avdelningsbeslut
  • Lönespecifikationer
  • Bankutdrag för att styrka att kostnaderna är betalda.


Timlön (varierande tid i projektet)

Detta beräkningsalternativ passar för anställda där den arbetade tiden i projektet varierar mellan månader. Beräkningen utgår från en uträknad timersättning, eller den fastställda timersättningen som anges i anställningsavtalet om en person är timanställd i projektorganisationen. Lönekostnadspåslag ska ingå i uträkningen.

För att fastställa de direkta personalkostnaderna får en timlön beräknas på något av följande sätt:

  • Genom att de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna divideras med 1 720 timmar för personer som arbetar heltid eller med motsvarande proportionell andel av 1 720 timmar för personer som arbetar deltid.
  • Genom att de senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaderna per månad divideras med den genomsnittliga arbetstiden per månad för den berörda personen i enlighet med de tillämpliga nationella regler som det hänvisas till i anställningsavtalet eller utnämningsbeslutet (båda benämns anställningshandling).

När timlönen beräknas enligt något av alternativen ovan får det totala antalet timmar som deklareras per person för ett visst år eller en viss månad inte överstiga det antal timmar som används för beräkningen av timlönen. Det är därmed inte tillåtet att rapportera in ett högre belopp än det som faktiskt betalats ut under månaden.

Om de årliga bruttopersonalkostnaderna inte är tillgängliga får de härledas från de tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna efter anpassning till en tolvmånadersperiod.

Tidsrapportering krävs för att styrka arbetad tid. All arbetstid ska tidsredovisas och den ska täcka 100 % av den anställdas arbetstid. Vi rekommenderar att ni använder den tidsredovisningsmall Excel, 40.9 kB, öppnas i nytt fönster. som Migrationsverket tagit fram.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

  • Anställningsavtal
  • Tidsrapportering
  • Lönespecifikationer
  • Bankutdrag för att styrka att kostnaderna är betalda.

Sidan senast uppdaterad: