Krav som projekt måste följa

Stödberättigade kostnader är de utgifter som en stödmottagare kan beviljas och få medfinansiering för, exempel på kostnader är löner, utrustning, administration, resor och logi samt extern sakkunskap.

Grund­läg­gande krav på stöd­be­rät­ti­gande kost­nader

Stödberättigade kostnader är de utgifter som en stödmottagare kan beviljas och få medfinansiering för. För att vara stödberättigade ska kostnaderna ha uppkommit inom ramen för den fastställda projektperioden och vara upptagna i projektets budget. Kostnaderna ska dessutom vara skäliga och kostnadseffektiva samt förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser. Utgifter ska gå att styrka genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed.

Redovisade kostnader ska vara både en utgift och en kostnad, de ska alltså både ha uppstått inom projektperioden och motsvaras av faktiska utbetalningar. Observera att tidpunkt för slutrapportering inte ingår i projektperioden. Detta innebär att kostnader hänförliga till projektets sista kvartal som exempelvis kostnader för utvärdering, lönekostnader och revision kan betalas efter projektperiodens slut. Kostnaderna måste dock vara betalda innan slutrapportering till funktionen för fonderna.

Samtliga kostnader ska vara betalda för att vara stödberättigande. Kostnader som redovisas får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner (med undantag för de indirekta kostnaderna) och vinstmarginaler får inte användas i projektet.

Samtliga projektkostnader och intäkter liksom samtliga in- och utbetalningar ska kunna styrkas och redovisas och vara möjliga att kontrollera.

Kostnader kan endast ersättas om de uppstått före 1 januari 2023. Varje enskilt projekts kostnader ska dock ha uppstått inom den fastställda projektperioden som regleras i stödbeslutet.

Regler för upphand­ling och inköp inom projekt­verk­sam­heten

Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. eller i förekommande fall annan upphandlingslagstiftning (LUF etc.) ska följas av alla offentliga aktörer, för inköp inom projektet. Även de aktörer som inte faller under LOU om beviljas medfinansiering, måste följa de principer som framgår av 1 kap. 9 § lagen om offentlig upphandling.

Läs mer om affärsmässiga villkor och offentlig upphandling

Kost­nader utanför Sverige eller EU

Utgångspunkten är att projektkostnader måste ha uppstått i Sverige eller i EU:s medlemsländer. I vissa fall går det även ta upp kostnader som uppstått i tredjeland. Förutsättningarna för detta kan variera beroende på vilka länder det är fråga om och inom vilket mål. Det avgörande är dock om kostnaden kan anses skapa mervärde för projektet och att den i övrigt uppfyller de krav som ställs för att en kostnad ska vara stödberättigad. Projekten bör därför alltid kontakta funktionen för fonderna på Migrationsverket innan den typen av projekt inleds.

Läs mer om de olika stödberättigade kostnaderna nedan genom att välja i rullgardinsmenyn:

I AMIF-medfinansierade projekt är målgruppen tredjelandsmedborgare. Det innebär att det endast går att söka medel för projekt som kommer tredjelandsmedborgare till del.

AMIF:s kategorier av tredjelandsmedborgare är definierade i AMIF-förordningen EU 516/2014. Kategorin av tredjelandsmedborgare skiljer sig åt beroende på vilket specifikt mål projektet arbetar med, dvs. asyl, laglig migration och integration eller återvändande. Personer som har dubbelt medborgarskap, varav ett EU-medborgarskap, ingår inte heller i kategorin tredjelandsmedborgare. EU-medborgare är inte en målgrupp för AMIF. Projektet måste under hela projektperioden säkerställa att det är rätt målgrupp som projektet arbetar med.

Att definiera målgruppen och beskriva metoden för hur projektet säkerställer att de arbetar med rätt målgrupp är en central del i alla AMIF-medfinansierade projekt. Därför måste detta arbete planeras väl i utformningen av en projektansökan. Efter att AMIF godkänt en ansökan och ett medfinansieringsavtal upprättats har stödmottagaren skyldighet att se till att den överenskomna metoden följs under hela projektperioden. Det inkluderar även att upprätta och förvara dokumentation som styrker att metoden följs. AMIF kommer löpande att följa upp att de är rätt personer som har gynnats av insatserna.

Viktigt att tänka på

• Kartlägg tidigt vilken målgrupp projektet ska vända sig till.
  
• Tydliggör i er projektansökan på vilket sätt målgruppen kommer gynnas av projektet.
  
• Beskriv er metod för hur projektet ska identifiera och verifiera målgruppen under projektperioden.
  
• Säkerställ att målgruppen och metod för verifiering är i linje med AMIF:s regelverk.
  
• Projektet ska med relevant dokumentation kunna styrka att de arbetar med rätt målgrupp enligt det upprättade medfinansieringsavtalet under hela projektperioden.
  
• Ändringar i metoden för verifiering av målgrupp eller ändring av inriktning av målgrupp måste godkännas av AMIF i en ändringsansökan.
  
• Beskriv hur projektet kommer arbeta med jämställdhet .
  

För en mer ingående förklaring och information av hur AMIF finansierade projekt ska arbeta med målgruppen läs vår Manual för verifiering av målgrupp Pdf, 1.1 MB, öppnas i nytt fönster., ta hjälp av manualen då du planerar och skriver din projektansökan.

På sidan Ansöka om stöd under rubriken Innan du ansöker får du tips om hur ni kan gå till väga för att skriva en så bra ansökan som möjligt och skapa bästa förutsättningar för att er ansökan ska kunna beviljas medfinansiering i samband med en öppen utlysning.

Projekt som beviljats medfinansiering från Asyl-, migrations- och integrationsfonden får inte bedrivas med vinstsyfte. Alla inkomster i ett projekt måste redovisas löpande.

Alla inkomster i projektet ska redovisas.

Ett EU-projekt får inte gå med vinst, det innebär att de totala intäkterna/finansieringen i projektet inte får överskrida de totala kostnaderna. Projekt får inte bedrivas med vinstsyfte.

Om ett projekt genererar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller andra liknande intäkter. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i finansplanen ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.

Löne­bi­drag

Kostnader för anställda i projektet som erhåller lönebidrag redovisas vid en ansökan om utbetalning i den ekonomiska rapporten under personalkostnader. Lönebidraget ska redovisas på intäktssidan i den ekonomiska rapporten som en intäkt genererad av projektet vid ansökan om utbetalning.

Vissa utgifter kan inte vara stödberättigande. Här nedan kan du se exempel på vad det inte går att få medfinansiering för.

Dessa utgifter är inte stödberättigande:

• skuldräntor
  
• köp av obebyggd mark
  
• köp av bebyggd mark om den behövs för att projektet ska kunna genomföras, i fråga om det belopp som överstiger 10 procent av de totala stödberättigande kostnaderna för det berörda projektet
  
• mervärdesskatt utom sådan som inte kan återbetalas enligt nationell rätt i fråga om mervärdeskatt
  
• finansiella utgifter
  
• böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader
  
• underleverantörskontrakt, om anlitande av en underleverantör ökar utgiften för projektet utan att tillföra något motsvarande värde eller utgiften för underleverantören beräknas med en procentuell andel av totalutgiften för projektet
  
• gåvor.

Det är inte heller möjligt att få medfinansiering för oförutsedda utgifter, utan samtliga kostnader måste finnas upptagna i projektets finansplan. Om förutsättningarna förändras för vilka kostnader ett projekt behöver ta upp så ska funktionen för fonderna kontaktas genom att en ändringsansökan skickas in. Kontakta oss gärna innan och diskutera behovet så att vi kan bedöma om en ändringsansökan behövs.

Mervär­desskatt (moms)

Moms är en stödberättigande kostnad bara om den utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren enligt mervärdesskattelagen. Vid ansökan om medfinansiering från AMIF ska uppgifter om organisationen har avdragsrätt för moms på inköp som görs inom projektet anges. Skälet är att medfinansiering från fonden enbart får täcka utgifter för moms som är en kostnad för projektägaren. Den som ansöker om medfinansiering måste bedöma om momsen på utgifterna inom projektet är en kostnad, för att bidragets storlek ska kunna beräknas. En prövning behöver därför göras av varje enskild projektägare. Det spelar i dessa fall ingen roll om bidragsmottagaren är momsregistrerad eller inte.

För utförligare beskrivning av hur moms ska hanteras i ansökningar om EU-bidrag, rekommenderas stödmottagare att kontakta Skatteverket eller söka information på Skatteverkets webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Projekt­re­do­vis­ning

Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt system och kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Stödmottagare och projektpartner ska därför, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat projektredovisning eller på annat lämpligt och redovisningssäkert sätt säkerställa att projektets transaktioner kan utläsas i redovisningen. Särredovisningen kan säkerställas genom att ni använder en specifik projektkod i bokföringen för projektets kostnader, intäkter och finansiering. I de projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

Faktu­raru­tiner

Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (stödmottagare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bland annat bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.

Intern­fak­turor

Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

Doku­men­ta­tion och arki­ve­ring

Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av projektägaren i 10 år efter projektets upphörande. Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras (dessa efterfrågas ofta vid revision).

All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år. Stödmottagaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten.

För att sprida kunskap och kännedom om EU:s roll och betydelse för projektfinansieringen ska projekt som medfinansierats av Asyl-, migrations- och integrationsfonden använda fondens logga i allt informations- och kommunikationsmaterial. Även annat material som projektet tillhandahåller bör kompletteras med Asyl-, migrations- och integrationsfondens logga. Syftet är att öka allmänhetens kännedom om Europeiska unionen som medfinansiär.

Alla stödmottagare har en skyldighet att synliggöra att deras projekt medfinansieras av Asyl-, migrations- och integrationsfonden.

Föreskrifterna kring informations- och kommunikationsinsatser  regleras i delegerade förordningen EU nr 1048/2014 samt i genomförandeförordning EU nr 1049/2014.

Vi har sammanställt en Guide för synliggörande av projekt. Pdf, 759.4 kB, öppnas i nytt fönster. Guiden som i första hand är till för att underlätta i kraven för synliggörande av EU:s medfinansiering ger även en del tips gällande hur ni kan förstärka projektets arbete med resultat- och erfarenhetsspridning. Den är också till hjälp för planeringen inför en ansökan samt i själva genomförandet av ett projekt som beviljats medfinansiering från AMIF.

Om reglerna om synliggörande av EU:s medfinansiering inte efterlevs kan medfinansiering utebli, helt eller delvis, och återkrav kan komma att riktas mot ert projekt.

Logo­typer och mallar

Asyl-, migra­tions- och integ­ra­tions­fon­dens logotyp, svensk version

Ladda ner png-bild Öppnas i nytt fönster.
Ladda ned wmf-bild Öppnas i nytt fönster.
Ladda ned eps-bild Öppnas i nytt fönster.

Asyl-, migra­tions- och integ­ra­tions­fon­dens logotyp, engelsk version

Ladda ner png-bild Öppnas i nytt fönster.
Ladda ned wmf-bild Öppnas i nytt fönster.
Ladda ned eps-bild Öppnas i nytt fönster.

Power­point-mallar

Ladda ner en svensk mall Powerpoint, 385.5 kB, öppnas i nytt fönster.
Ladda ner en engelsk mall Powerpoint, 379.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Alla stödmottagare har en skyldighet att synliggöra EU:s medfinansiering. Kostnader för marknadsföring och exempelvis giveaways ska tas upp i projekt- och finansplanen.

Alla nya stödmottagare får ett startkitt med exempel på informationsprodukter som synliggör Asyl-, migrations- och integrationsfonden. Startkittet är tänkt att ge inspiration kring hur produkter kan utformas och vara en påminnelse om de högt ställda krav som finns på synliggörande av fonden och medfinansieringen. Startkittet är en gåva som inte ersätter projektets ansvar att arbeta med synliggörande av medfinansieringen utifrån sina specifika behov och skyldigheter.

De flesta stödmottagare har ett större behov av marknadsföringsmaterial och liknande än det som tillhandahålls av fondförvaltningen. För utformning och inköp av sådant material ansvarar stödmottagaren och projektets organisation.

Kostnader för detta ska tas upp i projekt- och finansplan och är stödberättigande om de betraktas som rimliga. Det går inte att få eller beställa fler produkter via funktionen för fonderna på Migrationsverket. Detta beror på de krav på effektiv förvaltning som finns samt på att de flesta organisationer har egna grafiska profiler och inköpsavtal som ska följas.

Läs mer om de krav som ställs på synliggörande och ladda ner mallar och loggor i olika format

För alla offentliga aktörer såsom statliga och kommunala myndigheter gäller lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). För övriga aktörer, både privata och ideella, gäller att alla inköp ska ske på affärsmässiga villkor.

Projekt ska bedrivas kostnadseffektivt och affärsmässigt. Utgifter som med hänsyn till omständigheterna framstår som oskäliga är helt eller delvis inte stödberättigande. Detta innebär bl.a. att om er organisation är skyldig att följa lagen (2016:1145) om offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. eller motsvarande, så ska den följas även inom projektet. För stödmottagare som inte är skyldiga att följa LOU ska inköpen ske enligt principerna i 4 kap. 1 § LOU (se mer om principerna nedan).

Det är ni som stödmottagare som ansvarar för att ni efterlever LOU eller de krav som gäller för övriga inköp och att era inköp därigenom leder till kostnadseffektivitet.

Inköp enligt lagen om offentlig upphand­ling

Reglerna för offentlig upphandling i LOU bygger på EU-direktiv och är strikta och formellt styrda. Grundprinciperna i LOU bygger på EU rättsliga principer såsom objektivitet och öppenhet. De olika upphandlingsförfaranden som tillåts, framgår av LOU.

Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.

Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

Upphand­ling kräver plane­ring

Reglerna gällande LOU är komplexa och upphandlingsprocessen kan vara mycket tidskrävande. För att era kostnader ska anses stödberättigade och för att undvika återkrav bör ni se till att ni har både den kompetens och den tid som behövs för att genomföra upphandlingar och inköp på ett korrekt sätt.

Observera även att ni som stödmottagare ska kunna styrka inköp inom projektet och visa att ni följer LOU. Underlag som kan begäras in av funktionen för fonderna är exempelvis behovsanalyser, annonsering, förfrågningsunderlag, anbud, utvärderingsmodell, beslut om tilldelning och avtal.

Avropa/​​​​​beställa från befint­liga ramavtal

Om ni har ramavtal som ni har upphandlat för organisationens löpande verksamhet kan ni välja att avropa/beställa från dem, om de täcker projektets behov.

Det gäller också ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat, förutsatt att ni är berättigade att avropa från dessa avtal.

Ni får bara avropa de tjänster eller varor som ramavtalet omfattar och varor och tjänster får inte utvidgas för att det ska passa projektet.

Observera att funktionen för fonderna även kan begära in upphandlingsdokumentationen för er organisations egna ramavtal i syfte att kontrollera att LOU har följts för den aktuella kostnaden som ni begär ersättning för. Underlagen från en beställning från ett ramavtal såsom offertförfrågan, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, avtal, fakturor, ska bevaras och kan också begäras in.

Direktupp­hand­ling

Med direktupphandling avses enligt LOU en upphandling som är undantaget annonseringskrav och övriga formella krav i LOU. Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen.

Om ni som stödmottagare använder direktupphandling vid inköp till projektet, så ska ni kunna motivera och dokumentera direktupphandlingen samt kunna visa att kostnaden för inköpet är skäligt.

I följande tre situationer kan upphandlande myndighet använda sig av direktupphandling.

1. om avtalets värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen enligt LOU,
2. om det finns synnerliga skäl, exempelvis oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför i normalfallet inte att man har rätt till direktupphandling, eller
3. om någon av de situationer som i övrigt anges för direktupphandling är uppfyllda.

Undantag från ordinärt upphandlingsförfarande exempelvis direktupphandling tillämpas enligt LOU mycket restriktivt. Funktionen för fonderna rekommenderar er att alltid kontrollera med er upphandlingsenhet eller motsvarande för vägledning, för att undvika återkrav.

Mer information om LOU och dess förfaranderegler för upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Inköp för stöd­mot­ta­gare som inte omfattas av LOU

Om projektets organisation inte omfattas av LOU ska ni genomföra era inköp genom ett förfarande som bygger på principerna i 4 kap. 1 § LOU. Ett bra sätt att uppnå kravet på kostnadseffektivitet och affärsmässighet är att som utgångspunkt tillämpa ett förfarande där ni konkurrensutsätter era inköp, lämpligen till minst tre leverantörer. Principerna ska beaktas i detta förfarande.

Observera att ni som stödmottagare ska kunna styrka ert inköp inklusive visa upp all dokumentation som är hänförlig till inköpet. Exempelvis behovsanalys, offertförfrågningar, anbud, utvärderingsdokument, beslut om tilldelning, avtal (i förekommande fall) samt faktura.

Inköp- och upphand­lings­plan

De stödmottagare som omfattas av LOU ska fylla i projektplanen och bifoga mallen "upphandlingsplan". I den ska alla planerade upphandlingar under projekttiden fyllas i oavsett form. Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna.

Övriga stödmottagare som inte är upphandlande myndigheter och därför inte omfattas av LOU ska ändå fylla i projektplanen och bifoga mallen ”upphandlingsplan”. I mallen ska de ange ”Tillämpar ej LOU”, men ändå ange de planerade inköp av varor och tjänster som ska ske under projekttiden.

Prin­ciper enligt 4 kap. 1 § LOU som projektet ska följa vid upphand­ling och övriga inköp

Icke-diskri­mi­ne­ring

Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när den upphandlande myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Lika­be­hand­ling

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

Propor­tio­na­litet

Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen.

Öppenhet

Principen om öppenhet (transparens) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömse­si­digt erkän­nande

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

Den som omfattas av skyldigheten att upphandla kallas i LOU för upphandlande myndighet. Upphandlande myndigheter är statliga och kommunala myndigheter. Hit hör beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ som de flesta kommunala och en del statliga bolag, samt sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.

Offentligt styrda organ är till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Men en förutsättning för att de ska räknas som offentligt styrda organ i denna mening är att behovet organet tillgodoser, utifrån samtliga omständigheter, inte är av industriell eller kommersiell karaktär.

LOU 2016:1145 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.