Stödberättigade personalkostnader
Personalkostnader är stödberättigade utifrån olika kriterier. Personal kan till exempel vara fast anställda på heltid eller timanställda.
Utgifter för personal är stödberättigande under förutsättning att följande kriterier är uppfyllda:
- individen är anställd direkt i projektet genom anställningsavtal eller avdelad att arbeta i projektet genom ett intyg utfärdat från arbetsgivaren (använd fastställd mall för att upprätta avdelningsbeslut)
- de har uppstått genom arbete i projektet
- de är direkt kopplade till löner och förmåner såsom skatter och sociala avgifter inklusive pensioner förutsatt att de har fastställts i ett anställningsbevis.
Utgifter för semesterlöner är stödberättigade under förutsättning att semester tagits ut och att semesterlöneersättning betalts till den anställde. Kvarvarande semesterlöneskulder är inte stödberättigande då dessa inte är utbetalda av projektägaren.
Utgifter för övertidsersättning är stödberättigande under förutsättning att utbetald och faktisk lönekostnad kan styrkas.
Kostnader som friskvårdsbidrag, terminalglasögon, läkarbesök, mediciner, kostnader för intern representation och liknande räknas som indirekta kostnader. Bonus är inte en stödberättigande kostnad.
Eventuella arbetsgivarstöd, såsom lönebidrag, ska tas upp som intäkter i projektet.
Kostnader för personal ska avse bruttolönekostnader för personal med följande fyra anställningsformer:
- heltidsanställning
- deltidsanställning med fast andel av arbetstiden per månad
- deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad
- timanställning.
Personal med månadslön
Löner för personal som är anställda i organisationen med månadslön som arbetar heltid eller fast andel i projektet ska styrkas genom att lönespecifikationer skickas in och att det upprättas ett intyg om projektarbete (ovannämnt avdelningsbeslut) Av intyget ska framgå hur stor del av arbetstiden den anställde ska arbeta i projektet, om det inte framgår av anställningsavtalet.
För personal med projektanställning eller anställda som arbetar heltid eller en fast andel av sin arbetstid varje månad ska projektet beräkna löneutgiften på följande sätt:
- Sara har varit sjuk en stor del av månaden och har av den anledningen inte fått ut full lön.
Sara bifogar lönespecifikationen för att påvisa faktisk lönekostnad för den månaden.
- Pia har en lön på 38 000 kr beräknat på en heltidstjänst. Hon har nu en deltidstjänst på 70 procent. Pia kommer fortsättningsvis att arbeta 50 procent av sin deltidstjänst i projektet och 50 procent i ordinarie verksamhet. Detta kan strykas med ett intyg och lönespecifikation.
Den stödberättigande lönekostnaden för Pia är 13 300 kr i månaden och beräknas ut enligt nedan:
Pias heltidslön multipliceras med 0,70 eftersom hennes tjänstgöringsgrad är 70 procent (38 000 x 0,7 = 26 600 kr)
Denna löneutgift multipliceras sedan med 0,5 som är Pias nya tjänstgöringsgrad (26 600 x 0,5 = 13 300 kr)
Exemplet förutsätter att Pia inte har någon rapporterad frånvaro.
Tidrapporter för personal som arbetar heltid eller en fast andel i projektet behöver inte upprättas.
Personal med månadslön som arbetar varierande del i projektet
Om en organisation har anställd personal med månadslön som arbetar varierande antal timmar i ett projekt ska löneutgiften beräknas på grundval av en timlön som fastställs genom att bruttolönen per månad divideras med det antalet arbetstimmar per månad som anges i anställningsavtalet och genom att den senaste dokumenterade bruttolönen per år divideras med 1 720 timmar enligt följande:
- Timlönen ska multipliceras med det faktiska antalet timmar som ägnats åt projektet.
Personal med månadslön som arbetar varierande del i projektet är skyldig att tidsredovisa dag för dag och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid. Det innebär att den anställde även ska redovisa den tid som denne arbetar i ordinarie verksamhet.
Personal med deltidsanställning
När det gäller deltidsanställning i projektet rekommenderar funktionen för fonderna att personalen har en deltidsanställning med fast andel av arbetstid per månad. Detta underlättar redovisningen av löner för då tidrapporter för dessa inte behöver upprättas. Observera dock att det är viktigt att budgetera korrekt tjänsteomfattning så att personal inte arbetar mer än budgeterad tid utan att ni har möjlighet att få stöd för arbetstiden.
Timanställd personal
Om ett projekt har timanställd personal ska löneutgiften beräknas på antalet faktiskt arbetade timmar i projektet multiplicerat med timlön enligt anställningsavtal. All timanställd personal är skyldig att tidsredovisa dag för dag och tidsredovisningen ska täcka 100 procent av den anställdes arbetstid.