Att genomföra projekt

Infor­mera om ändrade förut­sätt­ningar i projekt­ge­nom­fö­randet

Ni som stödmottagare ska genomföra projektet enligt vad som framgår av stödbeslutet. Under projektperioden kan det uppstå situationer där det är nödvändigt att avvika från den ursprungliga planen. Kan projektet inte genomföras enligt stödbeslutet kan Migrationsverket besluta att ändra stödbeslutet. Avvikelser från projektplan och budget som ligger inom ramen för stödbeslutet rapporteras och motiveras i samband med lägesrapporter. I samband med ansökan om utbetalning bedömer Migrationsverket om kostnader som uppstått till följd av avvikelser är stödberättigande.

Dialog med Migra­tions­verket

Migrationsverket uppmuntrar till en kontinuerlig dialog mellan er stödmottagare och våra kontaktpersoner för projekten. Vi kan bidra med vägledning till er bedömning av om förändringen ligger inom ramen för stödbeslutet eller inte. Migrationsverket kan dock inte ge ett förhandsbesked huruvida kostnader som uppkommer till följd av en förändring är stödberättigande eller inte. Bedömningen av om kostnader är stödberättigande sker i vanlig ordning i samband med lägesrapportering och ansökan om utbetalning.

Föränd­ringar som påverkar beslutet om stöd

Om projektet inte längre kan genomföras enligt stödbeslutet kan Migrationsverket besluta att ändra stödbeslutet. Detta kan komma i fråga om det tidigare stödbeslutet är felaktigt, exempelvis om en projektpartner läggs till.

Om en sådan situation uppkommit i ert projekt ska ni skicka in en skriftlig motivering genom kompletteringsfunktionen i ”Min ansökan Länk till annan webbplats.”. Om Migrationsverket anser att de nya förutsättningarna innebär att stödbeslutet behöver ändras kommer stödmottagaren att meddelas om detta. Kostnader som har uppkommit på grund av sådana förändringar kan bedömas som stödberättigande från och med dagen då stödmottagaren skriftligen har informerat om förändringen. Detta gäller dock under förutsättning att Migrationsverket ändrar stödbeslutet.

Ändringar som väsentligt ändrar projektets ursprungliga inriktning, så som ändringar av projektperiod, total budget, finansieringsmodell, projektbeskrivningen, mål och indikatorer kan i regel inte godkännas. Ändringar som innebär att projektet inte längre uppfyller de krav som ursprungligen ställts för beviljande av stöd kan inte heller leda till ändring av stödbeslutet.

Avvi­kel­se­rap­por­te­ring

I lägesrapporten beskriver ni och motiverar era avvikelser, vilka förutsättningar som ändrats, hur de har hanterats och vilka konsekvenser avvikelserna kan få för genomförandet av projektet. Ni anger också hur mål, aktiviteter, budget och indikatorer kommer att påverkas.

Mer information om dokumentera och spara hittar ni under rubriken Dokumentera och rapportera resultat.

Projekt som arbetar direkt med målgruppen tredjelandsmedborgare ska tillämpa en metod för målgruppsverifiering. Metoden ska säkerställa att de personer som får stöd genom projektet omfattas av AMIF:s regelverk. Projektet ansvarar för att målgruppsverifieringen genomförs och dokumenteras i enlighet med den fastställda metoden under hela projekttiden.

Målgruppsverifieringen ska genomföras när deltagaren medverkar i projektet för första gången. Först efter att deltagaren har verifierats kan projektet erbjuda stödinsatser och uppgifter om deltagaren rapporteras, exempelvis inom ramen för programindikatorer som avser deltagare.

Om deltagaren är minderårig kan det i vissa fall vara nödvändigt att involvera vårdnadshavare i verifieringsprocessen. Det är projektets ansvar att bedöma hur verifieringen behöver genomföras utifrån deltagarens ålder och situation.

Projektet bör planera för att målgruppsverifieringen kan vara tidskrävande och säkerställa att tillräcklig tid och resurser avsätts för att genomföra den på ett korrekt sätt.

Läs mer om AMIF:s målgrupp

Projektet ska främja jämställdhet, icke-diskriminering och barnets bästa.

Alla projekt som får stöd från AMIF ska aktivt arbeta med att främja principerna kring jämställdhet, icke-diskriminering samt barnets bästa i insatser som rör barn. Arbetet med principerna ska vara en naturlig del i både planering, genomförande, rapportering och uppföljning av projektverksamheten.

Programmets indikatorer är indelade i kön och ålder. Kön och åldersindelad statistik hjälper er att se hur ert projektarbete bidrar till jämställdhet och icke-diskriminering inom det område där projektet genomförs. Fokus på könskategorier visar fler perspektiv och hjälper er att ta fram lämpliga åtgärder, som exempelvis att målgruppsanpassa aktiviteter. Ni kommer att redovisa hur ni har arbetat med att tillämpa principerna under projektets gång, t.ex. i samband med ansökan om utbetalning.

Som stödmottagare ska ni muntligt och skriftligt förmedla att ert projekt finansieras med EU-stöd och med det säkerställa unionsfinansieringens synlighet vid kontakt med t.ex. allmänhet och medier.

Läs mer om kraven kring kommunikation och synliggörande

Projektets dokumentation och hantering av personuppgifter ska ske i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Stödmottagaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som inhämtas och hanteras inom projektet. Vid frågor om GDPR och dataskyddsregler ska projektet i första hand vända sig till stödmottagarens rättsliga avdelning eller Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontroller av flera parter

Migrationsverket, nationella revisionsorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan som är utsedd av dessa, har rätt att följa upp projekt som medfinansieras av AMIF. Uppföljningen sker genom att ta del av handlingar, inklusive räkenskaper och underlag som kan ge upplysningar om projektet. I de allra flesta fall så kommer någon av dessa parter att besöka ert projekt antingen under genomförandet av projektet eller efter att det har avslutats. Även projektpartners kan omfattas av dessa revisoner.

I och med att projektet kan komma att granskas både under genomförandet av projektet och efter dess avslut är det viktigt att ni har bra rutiner för lagring och arkivering på plats.

Migra­tions­ver­kets kontroller

Som ansvarig myndighet för AMIF är Migrationsverket skyldiga att genomföra kontroller av det stöd som betalas ut samt att följa upp projektens genomförande. Nedan följer en kort presentation av de vanligaste kontroller som Migrationsverket genomför.

Ansökan om utbe­tal­ning

Migrationsverket granskar varje ansökan om utbetalning som skickas in. Det innebär att efter att en ansökan har skickats in så kommer ni att få komplettera med underlag som styrker att kostnader som ni redovisat är stödberättigande. Ni kan även komma att få komplettera med underlag som kan ge information om genomförandet av projektet.

Kontroller på plats

Migrationsverket är skyldigt att genomföra kontroller på plats på ett urval av de projekt som beviljats stöd. Dessa kontroller är av formell karaktär med syfte att följa upp projektets genomförande. Vid en sådan kontroll kan Migrationsverket exempelvis komma att ställa frågor till projektmedarbetare, närvara vid projektaktiviteter samt granska räkenskaper och styrkande underlag.

Projekt­besök

Ett projektbesök är till skillnad från en kontroll på plats av mindre formell karaktär och ger mer utrymme för diskussioner och erfarenhetsutbyte. Syftet med dessa besök är att de genomförs av mer rådgivande karaktär och skapar en större möjlighet för att diskutera genomförandet av ert projekt.

Funktionen för fonderna på Migrationsverket ingår tillsammans med andra myndigheter i Rådet för skydd av EU:s finansiella intressen (SEFI-rådet) som arbetar mot ekonomiska oegentligheter inom EU.

Som ett led i EU:s arbete mot missbruk och bedrägerier har de myndigheter som utsetts att förvalta EU-medel under programperioden 2021–2027 ålagts en skyldighet att aktivt förebygga, upptäcka och korrigera bedrägerier. Myndigheterna samarbetar genom Rådet för skydd av EU:s finansiella intressen (SEFI-rådet).

SEFI-rådet samordnar Sveriges arbete med EU:s gemensamma antikorruptionssamarbete (OLAF). OLAF bildades 1999 och arbetar för att upptäcka både oavsiktliga misstag och medvetna bedrägerier gentemot EUs budget och institutioner.

Funktionen för fonderna tillämpar SEFI-rådets anmälningspolicy i samtliga fall av misstänkta EU-bedrägerier.

Läs mer om SEFI-rådet Länk till annan webbplats.

Läs mer om OLAF Länk till annan webbplats.