En lägesrapport av projektgenomförandet samt ekonomisk redovisning ska lämnas in varje gång ni ansöker om utbetalning. Tidpunkten för när ni ska inkomma med ansökan om utbetalning finns angiven i ert beslut om stöd. Här nedan kan ni hitta information och stöd kring hur ni ska ansöka om utbetalning.
Ni ansöker om utbetalning via systemet "Min Ansökan
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.". Det är viktigt att ni som arbetar med rapporteringen även läser Krav för stöd för att se till att rapporteringen blir korrekt och att de kostnader ni redovisar är stödberättigande.
Följande bilagor ska alltid skickas in med varje ansökan om utbetalning (övriga underlag begärs in vid behov):
Word, 200.6 kB. (bifogas som dokument till lägesrapporten)Endast om en eller flera av projektpersonalen redovisas enligt modellen för fast avdelad hel- eller deltid:
Excel, 82.5 kB, öppnas i nytt fönster., uppdaterad för den aktuella ansökan
Pdf, 1.2 MB, öppnas i nytt fönster. som inte bifogats en tidigare ansökan.Endast om det finns projektintäkter, kontant finansiering från extern part eller om projektet ersätts för faktiska kostnader:
Logga in i Min ansökan. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Om ni behöver lägga till en ny person som ska arbeta med ansökan om utbetalningar och lägesrapporter behöver personen först skapa ett konto och därefter ska någon som redan har behörighet till projektet ge behörighet till den nya personen.
Kontakta sedan de ansvariga handläggarna för ert projekt på Migrationsverket och meddela namn, roll i projektet (ange administratör, ekonom, kontaktperson, projektledare eller övrigt), e-postadress och telefonnummer till den nya personen, så att personen kan läggas till i kontaktlistan och få notifieringar när Migrationsverket kommunicerar med er via Min ansökan. Meddela också om någon ska tas bort ur kontaktlistan.
Gå till ert projekt i ”Min ansökan”.
Tryck på ”Alternativ”, och välj mellan:
Vi rekommenderar att ni använder denna funktion istället för mejl när det rör kommunikation om ert projekt.
Förstora bildenProjektexempel ur Min ansökan.
Vid första ansökan om utbetalning eller när en medarbetare redovisas för första gången, ska uppgifter registreras om medarbetaren. Det inkluderar arbetade timmar (se mer nedan) under perioden och månadslönen för heltidsarbete enligt lönespecifikationen för den första arbetade månaden i projektet. Om personen är anställd på mindre än 100 % hos arbetsgivaren måste lönen räknas om så att den motsvarar heltidsarbete.
Vid kommande ansökan om utbetalning, välj person i listan över medarbetare och registrera antalet timmar i projektet för den aktuella perioden.
Utifrån månadslönen och arbetsgivarens lönekostnadspåslag (se ert beslut om stöd) beräknar Min ansökan en timkostnad som multipliceras med antalet registrerade timmar. Därefter tillkommer 40 % i schablonkostnader.
Månadslönen räknas upp automatiskt var tolfte månad med 2,4 %.
En tidrapport upprättas för varje anställd i projektet med en arbetstid som kan variera mellan månaderna eller som är timanställd. Tidrapporten ska fyllas i löpande under projektets gång.
Använd i första hand ert interna tidredovisningssystem, efter att ni fått godkänt från Migrationsverket att systemet uppfyller AMIF:s krav:
I andra hand, om ni saknar ett tidredovisningssystem som uppfyller kraven ovan, använd Migrationsverkets mall som ska undertecknas av den som utfört arbetet.
Summan av det faktiska antalet arbetade timmar för redovisningsperioden läggs in i Min Ansökan för medarbetaren.
Vid den första ansökan om utbetalning:
Excel, 82.5 kB, öppnas i nytt fönster.Vid följande ansökningar om utbetalning:
Excel, 82.5 kB, öppnas i nytt fönster.Beräkning av arbetade timmar
För personal med avdelningsintyg utgår beräkningen från att årsarbetstiden för heltid är 1 720 timmar, vilket är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid. Heltid under en månad blir då 1 720 / 12 = 143 timmar och för en redovisningsperiod på fyra månader 1 720 / 12 x 4 = 573 timmar.
Frånvarotid som inte är en kostnad för arbetsgivaren måste räknas bort periodens arbetade timmar. Det gäller till exempel:
Notera att sjukfrånvaro för dag 1–14 inte ska räknas bort eftersom arbetsgivaren betalar sjuklönen de dagarna.
Beräkningarna utgår ifrån att alla månader består av 20 arbetsdagar. En arbetsdag är därmed 1 720 timmar / 12 månader / 20 dagar = 7,17 timmar.
Om en projektmedarbetare exempelvis varit föräldraledig tre dagar en månad blir frånvaron 3 x 7,17 = 21,51 timmar och i Min ansökan registreras då för månaden 143 - 21,51 = 121,49 timmar.
Om personen i detta exempel är avdelad till att arbeta 60 % av heltid i projektet ska 121,49 x 0,60 = 72,89 timmar registreras för månaden.
Modellbyte (från dag-för dag tidredovisning till fast avdelad hel- eller deltid, eller tvärtom) får endast ske inför en ny redovisningsperiod, inte under en pågående period och bara när det finns speciella omständigheter. Redovisningsperioderna framgår av beslut om stöd. Kontakta Migrationsverket med en motivering innan bytet.
Den ekonomiska redovisningen görs direkt i "Min ansökan". Ni kan välja att lägga till varje post för sig eller att rapportera via en CSV-fil som ni läser in i systemet. Nedan kan ni se exempel på CSV-filer och rubriker för den ekonomiska rapporteringen.
Öppnas i nytt fönster.
Öppnas i nytt fönster.Vilket av alternativen ni ska använda för er rapportering anges i ert beslut om stöd. Ni ska bara rapportera kostnader mot kostnadsslag som finns upptagna i er budget.
Notera att ni i er ansökan om utbetalning ska bifoga följande obligatoriska bilagor under ”Dokument” i ”Min ansökan”:
Excel, 314.1 kB., (bifogas som dokument till utbetalningen).Lägg till från CSV-fil – För projekt som beslutats före 2024-07-01
Ni kan hämta data från ert ekonomisystem och sedan läsa in data i ”Min ansökan”. På så vis kan ni läsa in flera utgiftsrader på en gång. I och med att data hämtas direkt från ekonomisystemet minskas risken för fel. Exportera först de uppgifter ni vill läsa in från ert ekonomisystem till Excel. Vi rekommenderar att ni har en fil för varje organisation (stödmottagare och projektpartner).
Se till att den översta raden i Excelarket innehåller rubriker för de kolumner de avser. Rubrikerna måste vara rättstavade men den inbördes ordningen spelar ingen roll. Rubrikerna är obligatoriska:
Förstora bildenObligatoriska rubriker i Min ansökan
I vissa av kolumnerna ska ni ange standardvärden för alla kostnader. Denna information ska alltid anges som värden för nedanstående rubriker (utan citattecken):
Schablonen ska rapporteras på en rad och ska antingen vara 15% av personalkostnader för att täcka indirekta kostnader eller 40% schablon för att täcka resterande kostnader i projektet. Ni ska redovisa den schablonsats som anges i ert beslut om stöd. Ni ska inte särredovisa kostnaderna som ingår i schablonerna eller ta med dessa i rapporteringen. Nedanstående information ska registreras för schabloner:
Exempel på hur redovisning av en schablon kan se ut i CSV-filen:
Förstora bildenRedovisning av schablon.
När ni är klara med Excelfilen ska den sparas som CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen välj att spara den i filformatet CSV (kommaavgränsad).
Förstora bildenExempel: Spara om filen som CSV.
Filen kan sedan laddas upp till "Min ansökan". Vid uppladdningen får du välja vilken sökande eller medsökande (stödmottagare och projektpartner) filen avser. Du kan även ladda upp flera filer på en gång och då välja vilka filer som ska kopplas mot vilken, sökande eller medsökande. Ni ändrar organisation som ska kopplas till en fil i det blåmarkerade fältet i bilden nedan.
Förstora bildenLägg till vertikalfil,
Om data i enskilda celler i CSV-filen inte går att läsa in, så kommer systemet att hoppa över denna cell och gå till nästa. Du kan sedan rätta detta genom att redigera den rad där luckan uppstått. Om du har enskilda luckor i de data som lästs in är det enkelt att rätta det rad för rad, men om du har stora luckor är det oftast enklare att rätta bristerna i CSV-filen och ladda upp den igen. Här finns en kort instruktionsfilm Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
Utöver utgifterna ska ni även redovisa medfinansieringen för redovisningsperioden. Medfinansieringen anges separat för varje organisation (stödmottagare och projektpartner). Valutakod ska alltid anges i ”SEK”.
Om stödandelen från AMIF är
Om medfinansieringen inte är korrekt angiven får ni felmeddelanden i systemet när ni försöker skicka in ansökan. Vi rekommenderar därför att ni alltid validerar ansökan innan ni försöker skicka in den. Vid fel, jämför texten i felmeddelandet med kolumnen för ackumulerade belopp. Då många fel beror på hur systemet gör öresavrundningar, räcker det ofta att med att medfinansieringen ökas med en krona för att felet ska försvinna.
Utfall av programindikatorer rapporteras direkt i systemet "Min ansökan". Information om projektgenomförandet samt vilka resultat som uppnåtts redovisas i mallen ”Lägesrapport” som laddas upp i systemet samt bifogas till er ansökan om utbetalning.
Utfallet för programindikatorer rapporteras ackumulerat för hela projektperioden. I varje ny lägesrapport ska ni ange det totala utfallet för varje indikator i projektet som ni i slutet av rapporteringsperioden nått ut till.
All rapportering av programindikatorer som rör deltagare och personer rapporteras in till Migrationsverket på individnivå. Deltagare och personer som ska rapporteras mot programindikatorer kan bara läggas till via en CSV-fil.
Rapporteringen sker genom att ni anger följande för varje individ:
Kategorierna i CSV-filen måste stavas exakt som angetts ovan, inklusive stora och små bokstäver samt mellanslag.
Under Mallar och blanketter finns en exempelfil att ladda ner. Den ska fyllas i enligt exemplet nedan.
Förstora bildenExempel på rapportering per individ och kön. Observera att personnumren är testpersonnummer utan fysiska personer bakom. Källa Skatteverket.
När ni är klara med Excelfilen ska den sparas som CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen välj att spara den som CSV (kommaavgränsad).
Exempel: Spara om filen som CSV.
När ni sparat filen kan ni ladda upp den i "Min ansökan". Var noga med att ladda upp rätt fil mot rätt indikator. En CSV-fil ska laddas upp för varje indikator och underindikator.
Eftersom utfallet rapporteras ackumulerat i varje lägesrapport så kommer ni få upp en ruta som frågar om ni vill ersätta tidigare rapporterat resultat. Den visar vad som har ändrats mot tidigare rapporterat utfall.
Till varje ansökan om utbetalning ska ni bifoga en lägesrapport Word, 200.6 kB.. I lägesrapporten ska ni redogöra för projektets progression i relation till projektmålet.
Projektets redovisning ska kunna styrkas med relevant dokumentation, men inga andra bilagor utöver Lägesrapporten krävs vid tertialredovisningen. Uppräkning av underlag i förklarande texten i Lägesrapporten är endast ett exempel. Varje projekt är unikt och det är stödmottagarens ansvar att sammanställa dokumentation och spara underlag som intygar genomförda aktiviteter vid kontroller av ert projekt.
Tryck på ”Dokument” och bifoga det ifyllda dokumentet Lägesrapport. Skicka in din ansökan om utbetalning.
Förstora bildenLägesrapport 1 i Min ansökan.
2025-12-01
Ansökningsseminarium del 2 – så finslipar du din ansökan om stöd
Asyl, migrations- och integrationsfonden (AMIF) bjuder in till en fortsättning av ansökningsseminariet för dig som har kommit längre i processen att skriva en ansökan om stöd i den pågående utlysningen. Under seminariet får deltagare en fördjupande vägledning avseende projektbeskrivning och budget. Välkommen att delta i ansökningsseminarium del 2!
2025-11-27
I den här artikelserien samlar vi resultat och berättelser från projekten och ger en inblick i deras vardag. Den här gången lyfter vi ett av våra stora projekt, Helhetslyftet, som just avslutats och med fina resultat.
2025-11-18
Behöver du stöd i din ansökan?
Nu finns det möjlighet att boka tid för konsultation för aktörer som planerar att ansöka om stöd inom den öppna utlysningen.