Faktiska kost­nader plus 15% scha­blon

Ersättning av faktiska kostnader, det vill säga kostnader som uppstått och betalats vid genomförandet av projektet omfattas av några grundläggande krav. De ska:

• Vara nödvändiga för projektets genomförande.
• Ha uppkommit under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd.
• Uppfylla de villkor som anges i beslut om stöd och vara upptagna i projektets budget.
• Vara skäliga, kostnadseffektiva, prisvärda samt förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.
• Kunna styrkas genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed.
• Motsvara utbetalade belopp och får inte innehålla uträkningar i form av exempelvis schabloner, internfaktureringar eller vinstmarginaler.

Läs mer om regler för upphandling och inköp inom projektverksamheten

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

• De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
• De ska vara särredovisade i bokföringen.
• Anställningsavtal ska finnas
• Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.

Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Läs mer om personalkostnader

Resor och logikostnader som är kopplade till projektets genomförande är stödberättigande om dessa finns med i den godkända budgeten i beslutet om stöd. För att kostnaderna ska vara stödberättigande måste underlagen tydligt visa vilka som rest och syftet med resan. Enbart de kostnader som projektorganisationen står för ska tas upp under kostnadsslaget. Resor som till exempel fakturerats av konsulter ska tas upp under kostnadsslaget ”Extern sakkunskap och externa tjänster”.

Utgångspunkten för att resor och logi ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens policy och riktlinjer för resor tillämpas vid val av färdsätt. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Följande kost­nader för resor och logi är stöd­be­rät­ti­gande:

• Resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
• Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest.
• Inköp av resekort ska budgeteras tydligt och beräkningsunderlag krävs som styrker att resekortet är det mest kostnadseffektiva alternativet. Vid köp av resekort ska en journal över resor upprättas.
• Vid resor är som regel endast biljetter i ekonomiklass stödberättigande.
• Eventuella avgifter för avbokad resa eller hotellrum och kostnader för resor och hotellrum som inte utförts är stödberättigande endast i undantagsfall. Ni måste kunna styrka sjukdom eller andra motiverade skäl med underlag för att dessa kostnader ska godkännas.
• Logi
• Visum
• Diplomatpass
• Andra kostnader som uppstått i samband med resan, till exempel vaccinationer.
• Dagtraktamenten som inte täcks av ovanstående kostnader.

Inve­ste­ringar

Investeringar kan vara stödberättigande inom AMIF och innefattar inköp av utrustning som införskaffats för stadigvarande bruk. De bör ha en avskrivningstid på minst 3 år. Vanligtvis ersätts endast avskrivningskostnader för investeringar. Om utrusningen avyttras under projektperioden ska intäkten redovisas i projektet. I det fall hela inköpskostnaden ska ersättas i projektet och utrusningen har ett restvärde vid projektslut, kan Migrationsverket besluta att utgiften bara är stödberättigande till viss del.

Utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast under följande förutsättning att:

• Inget annat stöd för utrustningen har tagits emot. Utgiften ska kunna styrkas med intyg från säljaren och ska visa varifrån inventariet kommer samt bekräfta att det inte har köpts med hjälp av bidrag från EU.
• Kostnaden inte överstiger marknadsvärdet och är lägre än kostnader för liknande ny utrustning.
• Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för genomförande av projektet och uppfyller gällande normer och standarder.

Mate­riel

Kostnader för materiel är stödberättigande om det är nödvändigt för att genomföra projektet. Kostnader avseende projektpersonalens kontorsutrustning, kontorsmaterial, förbrukningsmaterial innefattas i schablonen för indirekta kostnader och ska därmed inte tas upp som direkta kostnader.

För att kostnader för materiel ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Exempel på kostnader för materiel:

• Böcker
• Trycksaker och informationsmaterial

Lokaler

Egna lokaler

Kostnader för egna lokaler är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med deltagarnas aktiviteter att göra.

Kostnader för projektpersonalens kontorslokaler (inklusive förvaltnings och driftkostnader) är en indirekt kostnad och ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa kostnader ska därmed inte tas upp som en direkt kostnad.

Externa lokaler

Hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande. Med externa lokaler avses exempelvis lokaler för möten med deltagare, seminarier och konferenser. Projektet kan endast få stöd för den andel av lokalytan som hyrs samt för den tid lokalerna används för att genomföra aktiviteter i projektet. Beräkningsunderlag krävs.

För att kostnader för lokaler vara stödberättigande måste den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och inköp följas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande.

Exempel på extern sakkunskap och externa tjänster:

• Konsulter
• Översättningar
• Tolkkostnader
• Marknadsföring, kommunikation och reklam
• Tjänster i samband med evenemang eller möten.
• Resor och logi för konsulter
• Utvärderare

Revisionskostnader ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa ska inte tas upp som en direkt kostnad.

Utgångspunkten för att kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de inte ingår i en specifik aktivitet i projektet. Indirekta kostnader ersätts med en 15 % schablon (beräknad på personalkostnader) för projektet.

Över­gri­pande styr­ning och ledning

• Indirekta personalkostnader i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik).

Perso­nal­stöd

• Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete, här avses inte projektrelaterad utbildning.
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
• Sjuk- och hälsovård.
• Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och terminalglasögon.
• Löneförmåner, både skattepliktiga och ej skattepliktiga.

Lokaler för projekt­per­sonal och därtill rela­te­rade utgifter

• Lokalkostnader för projektpersonal och administration (kontorslokaler).
• Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ, vaktmästeri, väktare och reparationer.
• Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.
• El, värme, gas och vatten.

Recep­tion, kontors­ser­vice, tele­kom­mu­ni­ka­tion

• Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och porto.
• Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive programvaror.
• Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper, pennor, pärmar, bläckpatroner.
• Bankavgifter för konton och kort.
• Böcker och tidningar.
  

Regi­stratur och arki­ve­ring

• Registratur- och arkiveringskostnader.
  

Övriga kost­nader

• Intern representation.
• Gåvor.