Personalkostnader plus 40% schablon
Projektet ska budgetera för personalkostnader (inkl. lönekostnadspåslag) och intäkter samt en 40 %-schablon uträknad från totala personalkostnader. Inga andra kostnader ska ingå i projektets budget. Övriga kostnader i projektet, inklusive indirekta kostnader, ska istället täckas av 40%-schablonen.
För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:
- De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
- De ska vara särredovisade i bokföringen.
- Anställningsavtal ska finnas
- Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.
I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.
Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.
Personalkostnader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:
Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.
Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.
Andel av månadslön (fast tid i projektet)
Beräkningsmodellen utgår ifrån att personal avdelas för att arbeta en fast procentandel av sin arbetstid i projektet. Detta alternativ passar för anställda som arbetar hel- eller deltid i projektet och där den procentuella andelen av den totala arbetstiden i projektet inte varierar mellan månader. Med denna beräkningsmodell ska en motsvarande procentandel av bruttopersonalkostnaderna (inklusive lönekostnadspåslag) bokföras i projektet varje månad. Procentandelen får inte variera mellan månaderna.
För personal som arbetar fast tid i projekten ska arbetsgivaren utfärda ett avdelningsbeslut. I avdelningsbeslutet ska den fasta procentandelen för respektive individs arbetstid i projektet anges. Dokumentet bör upprättas innan de anställda påbörjar sitt arbete i projektet, dock senast innan ansökan om utbetalning inkommer till Migrationsverket. Vi rekommenderar att ni använder mallen för avdelning av personal
Pdf, 1.2 MB, öppnas i nytt fönster. som Migrationsverket har tagit fram.
Inga tidsrapporteringar krävs för personal som arbetar fast tid i projektet.
Heltid: Den anställda arbetar heltid i projektet och hela lönekostnaden är stödberättigande. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.
Deltid: Lönekostnaderna beräknas som en fast procentsats av den anställdas lönekostnader per månad, beloppet ska stämma överens med den procentsats som den anställda är avdelad att arbeta i projektet. Procentandelen är fast och får inte variera mellan månaderna. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.
Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:
- Anställningsavtal
- Avdelningsbeslut
- Lönespecifikationer
- Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.
Timlön (varierande tid i projektet)
Detta beräkningsalternativ passar för anställda där den arbetade tiden i projektet varierar mellan månader. Beräkningen utgår från en uträknad timersättning, eller den fastställda timersättningen som anges i anställningsavtalet om en person är timanställd i projektorganisationen. Lönekostnadspåslag ska ingå i uträkningen.
För att fastställa de direkta personalkostnaderna får en timlön beräknas på något av följande sätt:
- Genom att de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna divideras med 1 720 timmar för personer som arbetar heltid eller med motsvarande proportionell andel av 1 720 timmar för personer som arbetar deltid.
- Genom att de senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaderna per månad divideras med den genomsnittliga arbetstiden per månad för den berörda personen i enlighet med de tillämpliga nationella regler som det hänvisas till i anställningsavtalet.
När timlönen beräknas enligt något av alternativen ovan får det totala antalet timmar som deklareras per person för ett visst år eller en viss månad inte överstiga det antal timmar som används för beräkningen av timlönen. Det är därmed inte tillåtet att rapportera in ett högre belopp än det som faktiskt betalats ut under månaden.
Om de årliga bruttopersonalkostnaderna inte är tillgängliga får de härledas från de tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna efter anpassning till en tolvmånadersperiod.
Tidsrapportering krävs för att styrka arbetad tid. Migrationsverket accepterar två typer av underlag för att styrka arbetad tid i projektet.
1. Utdrag ur er organisations tidredovisningssystem kan godkännas som underlag för tidsredovisningen, om de uppfyller kraven som anges nedan. Om ni ska tillämpa denna typ av underlag är det viktigt att ni tidigt tar kontakt med ansvarig handläggare för ert projekt för att stämma av om ert tidredovisningssystem uppfyller dessa krav:
- Visa tiden som den anställda har arbetat i projektet med tydlig koppling till projektet i utdraget (helst projektnamn).
- Arbetstiden ska i tidredovisningssystemet attesteras av behörig individ inom organisationen och det ska gå att utläsa i systemet vem som attesterat tidsrapporteringen.
2. Om ni inte har ett tidredovisningssystem eller om det inte uppfyller kraven i punkt 1 ska ni använda de tidsredovisningsmallar
Excel, 40.9 kB, öppnas i nytt fönster. som Migrationsverket tagit fram.
- Tidredovisningsmallarna ska skrivas under.
Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:
- Anställningsavtal
- Tidsrapportering
- Lönespecifikationer
- Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.
Schablonen ska endast användas i projekt som ansöker om stöd efter den 28 februari 2023.
Ni ska beräkna lönekostnadspåslag (LKP) som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet.
Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönekostnadspåslagen som förväntas gälla vid projektets början. Migrationsverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden.
Schablonen får innefatta:
- Lagstadgade arbetsgivaravgifter
- Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
- Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
- Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen
Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av er organisation.
Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i er budget i ansökan om stöd.
Mallen Schablon för lönekostnadspåslag finns här. Excel, 36.5 kB, öppnas i nytt fönster.